Skilgreina samþykkjendur

Til þess að skilgreina samþykkjendur þarf að fara í Samþykktarkerfi / Skráning og viðhald / Stýringar. Velja þarf sjálfgefinn samþykkjanda og hlutverk þess aðila er að samþykkja reikninga sem ekki hafa reglu á bak við sig.

Næst er að ákveða hvort fyrirtækið notar yfirsamþykkjanda eða ekki. Réttindin í samþykktarkerfinu er hægt að setja upp sem "tré", eitt eða fleiri.

Dæmi 1: Fyrirtæki A er með 3 deildir og deildarstjórar þeirra samþykkja fyrir hverja deild. Þá eru deildarstjórarnir skilgreindir í listanum, án yfirsamþykkjanda.

Dæmi 2: Fyrirtæki B er með 3 deildir og fjármálastjóri fyrirtækisins þarf að samþykkja alla reikninga þá er fjármálastjórinn fyrst skilgreindur og síðan deildarstjórarnir með fjármálastjórann sem yfirsamþykkjanda. Reikingarnir berast þá fyrst til deildarstjóranna og þegar þeir eru samþykktir þá birtast þeir fjármálastjóranum til samþykktar. Eftir það birtast þeir tilbúnir til bókunar í fjárhagsbókhaldinu.

Svona er hægt að byggja upp eitt eða fleiri réttinda tré hjá sama fyrirtæki og samþykkjendur geta verið óteljandi. Við mælum samt ekki með of flóknu kerfi þar sem það gæti komið niður á skilvirkni.

Auk þess að skilgreina yfirsamþykkjanda er hægt að skilgreina deild, víddir2-4, hámarks- og lágmarksupphæð. Þannig getur

Samþykkjandi sem þarf að samþykkja fleiri en eina deild þarf að skrá jafn oft í töfluna og deildirnar eru margar.

Reikningar sem koma inn sem rafrænir reikningar, innkaupapantanir eða skráðir beint í fjárhagsbókhaldið fá nú fellibox þar sem bókari getur valið um samþykkjanda. Í innkaupum og rafrænum reikningum er kerfið tengt við reglurnar og kerfið stingur upp á hver er samþykkjandi byggt á deild, víddum og upphæð.