Færslur í fjárhagsbókhald - innflutningsálfur

Hægt er að flytja inn færslur í fjáhagsbókhald með innlestri í gegnum innflutningsálf.

Þessi aðgerð er notuð t.d. þegar verið er að koma gögnum inn í Reglu úr öðru kerfi.

Þegar verið er að lesa gögn inn úr eldra kerfi er best að lesa þau inn í eftirfarandi röð:

1. Viðskiptamenn
2. Vörur
3. Hreyfingar (ef vilji er fyrir því)
4. Stöður

Þau gögn sem oftast eru flutt inn, eru viðskiptamannaskrá, vörur, birgðir, strikamerki og fl.

Nota þarf  sniðmát sem til eru inni í innflutningsálfinum fyrir innlestur inn í Reglu.

ATH að mjög mikilvægt er að færa gögnin rétt inn í sniðmátin og vista í tölvunni, áður en skráin er lesin inn.

Flytja inn skrá:

• Fara þarf í Stjórnun > Viðhald skráa > Innflutningsálfur
• Velja tegund af skrá sem lesa á inn úr flettilista
• Velja skránna sem búið er að vista og er í sniðmáti frá Reglu. Ýta á Choose File
• Því næst er skránni hlaðið upp með bláa takkanum.
• Nú er hægt að velja hvort færslur séu með útreiknuðum vsk eða ekki.
• Það þarf að passa að allir þeir lyklar sem notaðir voru áður séu til inni í Reglu áður en skjalið er keyrt inn. 
• Hægt er að raða sniðmátinu sjálfur í flettigluggunum en best er að velja "Regla sniðmát" og raðast þá dálkar rétt miðað við excel skjalið
• Allir dálkar sem eru * merktir þurfa að vera útfylltir t.d Debet og Kredit þurfa að innihalda 0 þar sem ekki er upphæð.
• Þegar keyrðar eru inn opnunarstöður þá er hægt að taka út aðalbók úr fyrra kerfi og vinna hana í þessu excel formi svo hægt sé að lesa það beint inn.

• Ef einhverjir dálkar í skjalinu eiga ekki við, þarf að skilja þá eftir tóma í excelskjalinu.

   

   

  

Í dálkinn Skiltákn skráar á yfirleitt að vera semí komma stundum eru þó grunnstillingar á tölvunni með öðrum hætti þá má prófa að nota "kommu" sem skiltákn.

Færslur í Fjárhagskerfi 

Öll gögnin sem flutt eru inn í kerfið fara í gegnum sams konar villuleit og þau gögn sem slegin eru beint inn í kerfið, þess vegna gilda sömu reglur um öll svæðin.

Færslur sem lesnar eru inn úr csv skrá fara í sérstakan fylgiskjalaflokk 14. Fylgiskjalsnúmer í csv skrá þjónar eingöngu þeim tilgangi að hengja saman fleiri en eina færslu í eitt fylgiskjal og skiptir þá ekki máli hvaða númer sett er í svæðið, færslur með sama númeri og liggja saman fara í eitt fylgiskjal. Ef ekkert númer er sett í svæðið myndar ein færsla eitt fylgiskjal.

Hægt er að velja um að hafa færslur með eða án útreiknaðs vsk

Mikilvægt:  Áður en gögnin eru flutt inn í Reglu þarf að fara yfir bókhaldslyklana í Excel skjalinu og breyta lyklunum í samsvarandi bókhaldslykil sem er skráður í Reglu.

Uppsetning svæða: 1.Bókhaldslykill, 2.Fylgiskjalanúmer, 3.Dagsetning, 4.Debet, 5.Kredit

Dæmi í Excel:

Fylgiskjalsnúmer má vera tala eða texti. Fylgiskjalsnúmerið er notað til að tengja saman upphæðirnar á færslunum. Skjalið verður svo að stemma í Debet og Kredit, ef það er mismunur kemur villa í innlestri.

Við innlestur á færslum fara færslur í gegnum grunnvilluleit t.d. dálkafjöldi sé réttur og færslur síðan birtar til skoðunar. Ef allt er eðlilegt er smellt á Villuleita/Vista og fara þá færslur í gegnum nákvæmari villuleit. Ef villur eru ekki það alvarlegar að ekki sé talið rétt stoppa innlestur af þá eru færslur fluttar í dagbók annars eru villur birtar og  engar færslur fluttar í dagbók.

Færslur í dagbók þarf alltaf að staðfesta. Færslur í dagbók sem eru merktar með gulu tákni eru villulausar og hægt að staðfesta án frekari lagfæringa en þær sem eru með rauðu tákni þarf að lagfæra áður en þær eru staðfestar.

Hægt er að varpa bókhaldslyklum í aðra lykla þegar skráin er flutt inn. Þetta er hentugt ef það er verið að flytja úr öðru bókhaldskerfi með öðruvísi uppsetningu en mikilvægt er að vera búinn að setja upp þá bókhaldslykla í Reglu sem nota á.

Villuleit í innlestri:

Ef alvarlegar villur finnast þegar smellt er á Villuleita/Vista eru þær færslur birtar og svæði sem eru með villum sýnd með rauðum bakgrunni. Meðan einhverjar færslur eru birtar á þennan hátt eru engar færslur fluttar í dagbók og þarf því að leiðrétta csv skrá og keyra aftur.

Hægt er að setja bendill á svæði með rauðum bakgrunni og fæst þá skýring á villu. Ef fleiri en eitt svæði í línu er sýnt með rauðum bakgrunni virkar þetta þó bara fyrir fyrsta svæðið.