Verk - Leit, grunnupplýsingar o.fl.

Umsýsla verka felst í einfaldri skráningu upplýsinga.

Leit  

Í fyrstu kemur einungis leitin upp, en hún samanstendur af textasvæði, þremur hnöppum og haki.

Ef slegið er í textasvæði og svo smellt á leitarhnappinn mun kerfið leita að því verki. Ef eitt eða fleiri verk finnast kemur upp listi fyrir neðan leitarsvæðið og til hægri birtast ítarupplýsingar um það verk sem er efst á lista.

Ef ekkert verk finnst telur kerfið að ætlunin sé að stofna nýtt verk og innskráningarform kemur upp hægra megin, kerfið áætlar að leitarorðið sé heiti verks og setur í viðeigandi textasvæði.

Þetta sama innskráningarform má fá með því að smella á Stofna hnappinn í staðinn fyrir leitarhnappinn.

Hreinsa hnappurinn endurstillir síðuna. Það er sjálfvalið að leita í öllum stöðum en ef hakið er tekið af þá er einungis leitað að verkum sem eru í stöðunni Ekki hafið og Í vinnslu.

Upplýsingarnar eru atriði eins og greiðandi, heiti verks, ábyrgðaraðili, lýsing og verkhlutar.  

Innskráningarsvæði merkt með stjörnu (*) þarf að fylla út.

Auðvelt er að leita að verki eftir greiðanda, nafni eða ábyrgðaraðila og nægir að hafa eingöngu byrjun á nafni.  Ef ekkert er sett í leitarsvæðið birtast öll verk. Einnig er hægt að skrá beint á verk með því að smella á myndina af klukkunni í listanum við viðeigandi verk. Með því að smella á táknið birtast samandregnar upplýsingar fyrir verkið verkbeiðni/verklýsing ásamt skráðum vörum og tímum.

Ef fyrirtæki er með skilgreindar víddir undir Stjórnun > Viðhald skráa > Víddir stýringar / Víddir skilgreiningar bætast við svæði til að skrá víddir á verk.

Grunnupplýsingar

Ítarupplýsingarnar hægra megin hafa tvennskonar ham, annarsvegar innskráningarham og breytingarham hinsvegar. Eini munurinn á þessum hömum er að í innskráningarham er Stofna hnappur en í breytingarham er Uppfæra hnappur og einnig er boðið upp á að setja viðhengi á verkið.

Einu upplýsingarnar sem krafist er fyrir verk er greiðandi, heiti og ábyrgðaraðili, önnur innskráningarsvæði eru valfrjáls.

Greiðandi
Til að stofna verk þarf fyrst að velja greiðanda á verkið. Það er hægt að gera á tvenna vegu, annarsvegar með því að leita eftir nafni greiðanda og hinsvegar með því að leita eftir kennitölu greiðanda. Til þess að leita eftir nafni er skráð inn byrjunin á nafni þess greiðanda sem á að borga fyrir verkið og svo smellt á myndina af gleraugum sem er hægramegin við greiðanda texta svæðið eða smella á Enter hnappinn á lyklaborðinu. Til þess að leita eftir kennitölu er farið eins að nema í stað þess að slá inn byrjun á nafni er slegin inn kennitala greiðanda í textasvæðið. Ef einungis finnst einn viðskiptamaður þá fyllir kerfið sjálfkrafa út í svæðið.

Ef kerfið finnur fleiri en einn viðskiptamann kemur upp lítill gluggi sem sjá má hér að neðan. Úr þessum glugga er hægt að velja þann viðskiptamann sem leitað var eftir, þetta er hægt að gera annars vegar með músinni og hins vegar með lyklaborði. Ef músin er notuð þarf einungis að smella á viðeigandi línu og svo Velja hnappinn. Ef lyklaborðið er notað þar að nota örvarnar til að velja viðskiptamann og svo smella á Enter hnappinn. Ef enginn viðskiptamaður finnst er annaðhvort hægt að setja inn nýjan leitarstreng í textasvæðið efst og smella á Leita eða stofna nýjan viðskiptamann. Eftir að búið er að stofna nýja viðskiptamanninn getur þurft að leita að honum aftur.

Heiti verks
Hér er verki gefið heiti.
Undir Verkbókhald > Stjórnun > Stýringar er hægt að skilgreina að ekki megi skrá tvö verk með sama heiti.

Auðkennisnúmer
Hér er slegið inn auðkennisnúmer ef t.d. verið er að vinna við eitthvert tæki sem hefur eigið auðkennisnúmer. Ef auðkennisnúmer er ekki til þá birtist skráningarform þar sem ýmsar upplýsingar fyrir auðkennisnúmerið eru skráðar. Einnig er hægt að birta þessar upplýsingar með því að smella á táknið:

Hægt er að fletta verkum eftir auðkennisnúmerum í fyrirspurnum og einnig birtast upplýsingar í skráningarforminu um það hvort verk hafi áður verið skráð á valið auðkennisnúmer og hægt að fletta þeim beint þaðan með því að smella á táknið:

Hægt er að fyrirfram skrá auðkennisnúmer inn í kerfið undir Stjórnun > Viðhald skráa > Flytja inn skrá. Þetta getur hentað vel ef fyrirtæki er t.d. með samning um viðgerðir á ákveðnum tækjum.

Ábyrgðarmaður
Nauðsynlegt er að skrá ábyrgðaraðila á verk. Þetta er gert til þess að ávallt sé einhver ábyrgur fyrir verki.

Nánari verklýsing
Hægt er að setja inn nánari lýsingu á verkið.

Verkhlutar
Kerfið býður upp á að brjóta verk niður í verkhluta. Þá er annað hvort hægt að búa til nýja verkhluta með því að slá inn nafn í textasvæðið sem merkt er Nýr verkhluti og smella svo á græna plúsmerkið eða þá nota fyrirfram skilgreinda verkhluta.

Til þess að nota fyrirfram skilgreinda verkhluta þarf að byrja á því að skilgreina þá, það er gert í verkhlutasíðunni. Þegar búið er að skilgreina þá er smellt á afrit táknmyndina sem er hægra meginn við plúsmerkið, við það kemur upp listi með fyrirfram skilgreindum verkhlutum. Velja þarf einn eða fleiri úr listanum og smella svo á Bæta við hnappinn. Verkhluti er valinn úr listanum með því að smella á viðeigandi línu, til þess að velja fleiri en eina línu þarf að halda CTRL hnappnum á lyklaborðinu inni á meðan smellt er á viðeigandi línur.
Ef vitlaus verkhluti hefur verið settur á verkið er hægt að eyða honum með því að velja viðeigandi verkhluta af listanum sem merktur er Verkhlutar og smella á rauða exið sem er hægra megin við listann.

Eftir að verkhluti hefur verið skilgeindur á verk er hægt að breyta heiti á honum með því að velja hann í listanum, slá inn nýtt heiti í Nýr verkhluti og smella svo á græna hnappinn.

Áætlun
Auðvelt er að skrá eingalda áætlun á verk, það er gert með því að skrá áætlaðan fjöld klukkustunda sem verkið skal taka. Áætlun hefur einungis upplýsingalegt gildi og er ekki notað sem nokkurskonar viðmið í kerfinu.

Tilboð
Auðvelt er að skrá tilboð á verk, það er gert með því að skrá áætlaðan fjölda klukkustunda sem tilboðið skal hljóða upp á. Tilboð hefur einungis upplýsingalegt gildi og er ekki notað sem nokkurskonar viðmið í kerfinu.

Áætluð verklok
Auðvelt er að skrá inn áætluð verklok en það er gert með því að smella á myndina af dagatalinu hægra megin við textasvæðið og velja viðeigandi dagsetningu þar. Einnig er hægt að slá beint inn í textasvæðið t.d. 22.05.2022.
Þetta svæði hefur einungis upplýsingalegt gildi og er ekki notað sem nokkurskonar viðmið í kerfinu.

Staða
Verk getur haft eina af ellefu stöðum á hverjum tímapunkti. Stöðurnar eru:

• Aflýst
• Ekki hafið
• Í vinnslu
• Lokið
• Úthlutun staðfest
• Staðfest af verkþega
• Úthlutun hafnað
• Vinnu lokið
• Úthlutað
• Aflýst án fyrirvara
• Læst

Ekki er hægt að skrá tíma á verk sem hefur stöðuna Aflýst eða Lokið

Ef verk hefur stöðuna Ekki hafið þá er stöðunni breytt sjálfkrafa í Í vinnslu þegar tímar eru skráðir á verkið.
Undir Verkbókhald > Stjórnun > Stýringar er hægt að skilgreina að ekki megi fara í útskuldun á verki fyrr en það hefur fengið stöðuna lokið.

Sleppa í útskuldun
Ef hakað við þetta er verkið ekki tekið með þegar valið er í útskuldun úr verkbókhaldi undir Verkbókhald > Útskuldun > Skrá reikninga tímar og vörur. Þetta getur hentað vel t.d. þegar samið hefur verið um fasta fjárhæð fyrir verkið og þannig óháð skráðum útskulduðum tímum eða vörum.

Viðhengi
Hægt er að setja viðhengi á verk og einstakar færslur. Þau viðhengi sem sett eru á færslur koma einnig fram þegar skoðuð eru viðhengi á því verki sem færslan á við. Utanumhald um viðhengi samanstendur af tveimur hnöppum, annarsvegar Bréfaklemmu með grænu plúsmerki sem bætir við nýju viðhengi og hinsvegar Bréfaklemmu til þess að skoða viðhengin.

Þegar viðhengi er bætt við kemur upp lítill gluggi sem býður upp á að leita að srká og vista hana inn í Reglu.

Ef búið er að setja viðhengi á einhverja færslu sem fylgir verkinu kemur upp listi yfir allar færslur sem hafa viðhengi á sér, annars kemur upp gluggi sem býður upp á allar helstu aðgerðir fyrir viðhengi.

Til baka hnappur

Ef farið er til þess að stofna verk annað hvort beint úr tíma skráningar síðunni eða viðskiptamanna síðunni bætist við til baka hnappur fyrir neðan grunnupplýsingarnar. Þessi hnappur gefur notendum tækifæri til að stofna eins mörg verk og á eins marga viðskiptamenn og þurfa þykir.

Þegar svo er smellt á til baka hnappinn er farið til baka á þá síðu sem komið var frá með síðasta verkið sem búið var til virkt.