Innkaup - Haus, vörulínur og stillingar

Skrá þarf innkaup á lager. Í upphafsmyndinni má sjá tvískiptan skráningarglugga, annars vegar skráning á hauslínum og hins vegar vörulínum. Í flipunum má svo nálgast eldri skráningar og geymdar á innkaupum.

Þegar verið er að skrá innkaupareikning þarf að gera það í eftirfarandi röð.

1. Efri haus
2. Neðri haus
3. Línur
4. Kostnaðarlínu ef við á
5. Velja "Uppfæra kostnað á vörulínum
6. Velja "Skrá birgðir og bóka"

Hausupplýsingar innkaupareiknings

Birgi kennitala / nafn
Birgjum er hægt að fletta bæði eftir kennitölu og nafni.

Reikningsnr.
Númer sem er á innkaupareikningi. Kerfið passar upp á að sami reikningur sé ekki skráður oftar en einu sinni út frá birgja, reikningsnr. og dagsetningu reiknings.

Skýring
Hægt er að skrá skýringu með reikningi en ekki nauðsynlegt.

Dags. reiknings

Útgáfudagur reiknings. Skráður útgáfudagur varður sjálfgefinn dagsetning birgðafærslna sem birtist efst í vörulínu svæðinu en er svo hægt að breyta að vild.

Mynt
Sjálfgefið er valin sú mynt sem skráð er á birgjann í viðskiptamannaskrá en einnig er hægt að velja mynt í skjámynd. Gengi sem notast er við er skráð gengi á þeirri dagsetningu sem er skráð í dagsetningu reiknings.

Samtals upphæð reiknings án vsk
Hér er skráð heildarupphæð reiknings fyrir utan vsk, villuleit í lok skráningar lætur vita ef niðurstaða skráðra vörulína passar ekki við þessa upphæð.

Vsk á reikningi
Hér er skráður samtals vsk á reikningi.

Samtals kostnaður á reikningi án vsk
Hér er skráður sá kostnaður sem er hluti af reikningi þ.e. inni í samtölu reiknings.

Annar kostnaður í ISK án vsk
Hér er skráður sá kostnaður sem er ekki hluti af reikningi en á að hafa áhrif á kostnaðarverð á vörunum á reikningnum t.d. flutningskostnaður sem kemur fram á sér reikningi. Þessi kostnaður er alltaf skráður í þeirri mynt sem fyrirtækið þ.e. vörukaupi vinnur í sem sagt yfirleitt ISK fyrir íslensk fyrirtæki.

Samtals magn
Hér er skráð samtals magn/fjöldi á línum reiknings. Þetta er nauðsynlegt ef skipta á kostnaði eftir magni. Einnig er þetta notað í villuleit.Kostn. skipt á vörulínur eftir magni

Tvær aðferðir eru í boði við að skipta kostnaði niður á vörulínur. Annars vegar eftir magni/fjölda og þá ræður skráð magn í vöruínu sem hlutfall af samtals magni hver kostnaðarhluti vörunnar verður. Hin aðferðin er að nota skráð innkaupsverð í vörulínu sem hlutfall af samtals upphæð reiknings. Til þess að velja hvort aðferðin er notuð er smellt á Stillingar og valið þar.

Vörulínur innkaupareiknings

Hér er skráðar vörulínur reiknings. Til þess að fara á milli innsláttarsvæða í skjámynd er hægt að nota Tab takka á lyklaborði eða Enter.

Ef fyrirtæki er áskrifandi að fjárhagsbókhaldi birtist dálkurinn til að velja bókhaldslykil.

Ef skráður er fleiri en einn lager hjá fyrirtækinu bætist við dálkur til að velja lager.

Ef skilgreindar eru víddir til notkunar í bókhaldi skv.  Stjórnun>Viðhald skráa>Víddir stýringar bætast við dálkar til að velja víddir.

Ef vara er ekki skráð í birgðabókhald birtist táknið aftast í línunni og ef klikkað er á táknið þá merkist vara þannig að hún er skráð í birgðabókhald.

Vara.

Til að velja vöru er skrá inn hluta af vörunúmeri, vöruheiti, vörunúmeri birgja eða strikamerki.

Kostnaðarverð.

Þegar vörulína er skráð reiknar kerfið út nýtt kostnaðarverð út frá skráðu innkaupsverði og kostnaði sem dreift er á vörulínur eins og áður er lýst.

Ef kostnaðarverð breytist umfram skilgreinda prósentu sem er skráð undir  Stillingar lætur kerfið vita með því að birta kostnaðarverðið feitletrað og með rauðu letri og er þá hægt að sjá eldra kostnaðarverð með því að setja músarbendil yfir nýja kostnaðarverðið. Útsöluverði er ekki breytt sjálfvirkt út frá nýju kostnaðarverði.

Í vörulínunni birtist núverandi útsöluverð ásamt álagningar og framlegðar prósentum sem þá miðast við nýtt kostnaðarverð.

Afsl. á einingu.

Í afsláttarsvæði er hægt að skrá upphæð eða afsláttar prósentu með því að skrá % aftan við innskráða tölu.

Að skrá afsláttarprósentu getur hentað vel ef afsláttarupphæð er eingöngu birt sem samtala á reikningi en vitað er hver afsláttarprósenta á að vera og þá er hægt að stemma sig af við samtölu afsláttar.

Breyta útsöluverði

Ef breyta á útsöluverði er smellt á vörulínu og síðan smellt á táknið við það opnast glugginn hér að neðan og þar er hægt að breyta verði á mismunandi hátt þ.e. breyta verði beint með eða án vsk, breyta álagningu sem upphæð eða breyta álagningar prósentu.

Þegar verði er breytt er framlegðarprósenta sýnd.

Aðgerðarhnappar og stillingar

Flesta aðgerðahnappar er hægt að velja með flýtilyklum sem sjást hverjir eru með því að setja músabendil yfir aðgerðahnappa.

Uppfæra kostnað á vörulínum.
Kostnaður á vörulínum er reiknaður jafnóðum við skráningu ef samtölur eru skráðar í haus reiknings. Kostnaðinum er samt hægt að dreifa eftir á þ.e. eftir að allar vörulínur hafa verið skráðar með því að velja þessa aðgerð.

Skrá í birgðir.
Ef fyrirtæki er bæði með birgðabókhald og fjárhagsbókhald en samt á eingöngu að skrá birgðir er þessi aðgerð valin í stað aðgerðarinnar Skrá birgðir og bóka. Ástæðan gæti t.d. verið að reikningur hafi ekki borist, eingöngu afhending vöru og afhendingarseðill, og þá væri valin aðgerðin Bóka reikning seinna þegar reikningur hefur borist. Einnig gæti reikningur þegar hafa verið bókaður t.d. rafrænn reikningur. Rafrænir reikningar flytjast sjálfvirkt yfir í innkaupaskráningu þar sem hægt er að velja þá og skrá þá í birgðir.

Bóka reikning.
Ef fyrirtæki er bæði með birgðabókhald og fjárhagsbókhald en samt á eingöngu að bóka reikning er þessi aðgerð valin í stað aðgerðarinnar Skrá birgðir og bóka. Þetta getur átt við ef birgðir hafa af einhverjum ástæðum áður verið bókaðar t.d. samkvæmt afhendingarseðli eins og að framan er nefnt.

Villuleita.
Villuleitin snýr fyrst og fremst að því að stemma innslegnar samtölur við samtölur á skráðum vörulínum. Þessi villuleit er einnig framkvæmd þegar valið er að skrá birgðir og bóka reikning og þær aðgerðir ekki kláraðar nema allt sé villulaust.

Geyma skráningu.
Ef skráning er ekki kláruð eða uppfærð af einhverjum ástæðum þá er hægt að geyma hana með þessari aðgerð. Hægt er að geyma eins margar skráningar og þörf er á. Geymdar skráningar er svo hægt að finna aftur með því að smella á flipann Geymdar skráningar og velja þar geymda skráningu inn í skráningarformið og klára hana. Ekki er þörf á að geyma skráningu þó farið sé út úr skráningu tímabundið því skráningin birtist sjálfkrafa aftur næst þegar farið er í skráningu.

Skrá birgðir og bóka.
Ef fyrirtæki er ekki með birgðabókhald þá heitir þessi aðgerð Bóka reikning og ef fyrirtæki er ekki með fjárhagsbókhald þá heitir aðgerðin Skrá birgðir.
Skráningin er villuleituð og ef engin villa er eru birgðir uppfærðar og reikningur bókaður eftir því sem við á.

Hætta við.
Hér er hætt við skráningu reiknings og skráningarform tilbúið fyrir nýja skráningu.

Stillingar

Hér eru stillingar sem stýra ýmsu í því hvernig innkaupaskráningin vinnur.

Sjálfgefið að dreifa kostnaði á vörulínur eftir magni
Valið er hvort kostnaði er dreift hlutfallslega á vörulínur eftir magni eða eftir innkaupsverði. Þegar reikningur er skráður er samt alltaf hægt að velja þetta í skráningunni.

Vörunúmer fyrir kostnað án/með vsk
Þau vörunúmer sem nota á til að skrá kostnað sem skráður er á reikningi.

Bókhaldslykill fyrir erlenda lánadrottna
Bókhaldslykill sem nota á fyrir erlenda lánadrottna. Sumir vilja halda erlendum lánadrottnum aðskildum frá innlendum en aðrir nota sama bókhaldslykil.

Vara við breytingu á kostnaðarverði ef breyting er meiri en ákv. %
Ef kostnaðarverð á vörulínu hefur breyst frá fyrra kostnaðarverði og breytingin er yfir skráðri prósentu birtist það feitletrað og í rauðu og er þá hægt að setja músarbendil yfir það og sjá eldra kostnaðarverð.

Hæð á skráningarsvæði fyrir vörulínur
Hæð í pixlum fyrir það svæði sem notað er á skjánum fyrir skráningu á vörulínum áður en „scroll bar“ birtist.

Rafrænir reikningar skráðir í birgðir

Þegar rafrænir reikningar eru mótteknir og bókaðir eru þeir fluttir sjálfvirkt inn innkaupaskráningu. Í innkaupaskráningunni er svo hægt að birta alla rafræna reikninga sem eftir er að uppfæra í birgðir. Ef vörunúmer birgja er skráð á vörurnar í Reglu þá ættu rafrænu reikningarnir að koma nánast tilbúnir og eina sem þarf að gera eftir að búið er að velja þá er að smella á  Skrá í birgðir, annars þarf að smella á vörulínur og skrá inn hver varan er.

Rafrænn reikningur er valinn með því að smella á flipann  Skráðir reikningar og velja svo Rafrænir reikningar eins og sýnt er hér fyrir neðan.

Reikningur er valinn með því að smella á táknið fremst í línunni og þá birtist reikningur á þessu formi:

Reikningurinn er svo valinn í skráningarform til að skrá birgðir með því að smella á  Afrita til að skrá birgðir. Með því að smella á Sjá reikninginn birtist mynd af rafræna reikningnum. Eftir að reikningurinn hefur verið afritaður í skráningarformið er einnig hægt að smella á hnapp þar Sjá reikninginn.