Stofna Húsfélagakerfi

Til að stofna kerfi þarf á heimasíðu Reglu að velja "Nýskráning"

Þá opnast þessi gluggi og slá þarf inn kennitölu húsfélagsins, nafni, tölvupóstfangi og það þarf að samþykkja skilmálana. Passið að setja rétt tölvupóstfang því þangað verða innskráningarupplýsingar sendar og í póstinum er fyrir utan aðgangsorð og leyniorð, slóð sem er mjög mikilvægt að nota við fyrstu innskráningu.Þegar búið er að skrá sig inn ofangreindri slóð og nota notendanafnið og lykilorðið sem voru í póstinum opnast neðangrein mynd. 

Hér er mjög mikilvægt að velja "Húsfélag" í Grunnfyrirtæki, önnur svæði segja sig sjálf.

Framvegis er svo hægt að skrá sig inn á heimasíðu Reglu og ekki nauðsynlegt að nota slóðina sem barst í tölvupósti

Fyrstu skrefin

• Húsfélagið - allar fastar upplýsingar um félagið sjálft
• Skrá stýringar fyrir kröfur
• Íbúðareigendur - þessa skrá þarf að uppfæra þegar breytingar verða á eignarhaldi.
• Skilgreining bankareikninga - Svo hægt sé bæði að senda kröfur í banka og sækja færslur fyrir fjárhagsbókahaldið.
• Stofna þarf vörunúmer fyrir húsgjöldin
• Stofna áskriftarflokk og skrá greiðendur

Húsfélagið (fyrirtækið)

Fylla skal út í öll svæði sem merkt eru með stjörnu (*). Til þess að vista hugsanlegar breytingar skal smella á "Uppfæra" 

Stýringar fyrir kröfur

• Númer banka: Viðskiptabanki húsfélagsins.
• Auðkenni: Þetta er þriggja stafa kóði sem þarf að fá hjá viðskiptabanka
• Gjalddagaregla: Hér þarf að ákveða hvaða greiðslufrestur á að vera á kröfunni.
• Eindagaregla: Hér þarf að ákveða hvenær krafa fellur í eindaga og fer að bera vexti.

Íbúðareigendur (viðskiptamenn)

Þegar búið er að velja "Áskriftarkeyrsla" birtist þessi mynd, þar er hægt að breyta dagsetningu á reikningum og síðan er "Áfram" valið.

Þegar keyrslunni er lokið birtist eftirfarandi mynd og hægt að halda áfram ef allt í lagi.

Og að lokum þessi mynd með ýtarlegri upplýsingum og valið er að "Ljúka"

Senda kröfur í banka

Sölukerfi - Kröfur - Kröfuvinnsla

Þegar búið er að keyra áskriftarkeyrsluna þarf að senda bunkann í banka, kerfið biður þarna um aðgangsupplýsingar í bankann en þær er hægt að vista svo sending í banka geti gengið hratt og örugglega. Þar með eru kröfurnar komnar í banka og áskriftarkeyrslu lokið. Íbúðareigendur eiga nú að sjá kröfuna í heimabankanum sínum og geta greitt.

Færslur í fjárhagskerfi

Þegar áskriftarkeyrslan er keyrð færast tekjurnar sjálfkrafa inn í fjárhagskerfið, eftir stendur að koma öðrum færslum í kerfið. Það er gert með tvennum hætti:

1. Sækja færslur í banka
2. Handfærðar færslur

Sækja færslur í banka

Bókhald - Skráning færslna - Sækja færslur í banka

Þennan verklið er ekki hægt að keyra fyrr en búið er að skilgreina banka/kreditkorta reikninga, leiðbeiningar hér.

Verklagið:

• Sækja færslur
• Fara yfir rauðmerktar línur og bregðast við með nýrri færslustýringu eða einfaldri innskráningu
• Senda í dagbók
• Yfirfara dagbók
• Uppfæra dagbók

Ef vel er undirbúið getur þetta verk verið mjög auðvelt og fljótlegt og smátt og smátt kann kerfið allar algengustu færslurnar.

Skrá þarf "til dagsetningu" á þeim færslum skal sækja, ef ekki á að nota daginn í dag en kerfið leggur það til. Ekki þarf að hafa áhyggjur af "frá dagsetningunni" því kerfið man hvenær var síðast sótt.

Eins og sjá má á þessari myndi þekki kerfið sjálfkrafa allar færslur frá launakerfinu og líka innborganir frá viðskiptavinum, það þýðir að ef kröfurnar voru sendar úr okkar kerfi mun þessi keyrsla þekkja þær og bóka rétt. En færslur sem ekki hafa komið áður og kerfið hefur ekki verið beðið um að muna bókunarreglur þarf að setja annað hvort lykilinn inn hér eða velja merkið lengst til vinstri og skrá færslustýringu. Á myndinn má til dæmis sjá að reikningur frá Orkuveitu Reykjavíkur er án bókhaldslykils, það er alveg óþarfi því færslurstýring getur vel munað hvernig á að færa reikning frá þeim.

ATHUGIÐ að halda til haga öllum aðsendum reikningum og geymið í fylgiskjalsnúmeraröð.

Rauða merkið lengst til hægri þýðir að færslan er með athugasemd og þarfnast skoðunar.

Alltaf er hægt að eyða færslunum og sækja aftur frá banka.

Eins og sjá má á þessari mynd eru efstu þrjár línurnar með grænu haki lengst til hægri, það þýðir að kerfið viti hvar á að færa þetta, gott er samt að lesa yfir og vera sammála kerfinu.

Í línu 2 og 3 eru innborganir frá viðskiptamönnum, svona munu innborganir á húsfélagsgjöldum birtast í kerfinu hjá ykkur og færslurnar eiga á fara á bókhaldslykil 7600 og það þarf að fylgja rétta kennitalan

Lína 4 og 5 eru með rauðum punkti, það þýðir að kerfið veit ekki hvernig á að færa þetta og þá notum við færslustýringu, hakaðu við merkið fremst á línunni, það er færslustýring.

Skrá færslustýringu

Hér hefur færslustýringarmerkið verið valið og þegar myndin opnast eru bara upplýsingar í efri hluta myndarinnar, það er að segja upplýsingar sem bankinn hefur um þessa hreyfingu á bankareikningnum.

Færslulykillinn er 02-útborgun, færslukóðinn er 03-Millifært og greiðandinn hefur þessa kennitölu.

Neðri hlutinn er svo fyrirmæli kerfisins um hvað skuli gera við færslu á bankareikning sem hefur sömu gildi og eru hér í efrihlutanum. Framvegis man kerfið þetta og færir samkvæmt neðri hlutanum ef öllum skilyrðum efri hlutans er fullnægt.

Handfærðar færslur

Bókhald - Skráning færslna - Skráning

Langflestar færslur í fjárhagskerfið kemur sjálfkrafa inn í bókhaldið, útsending á kröfum færa sjálfkrafa tekjur félagsins og innlestur af bankareikningi skrá hvenær berast innborganir og hvenær reikningar eru greiddir. 

Stundum þarf þó að skrá handvirkt inn færslur, til dæmis reikning frá verktaka sem er að gera við eignina, eða reikning vegna ræstingar og eru ógreiddir um áramót. Greiðslur á þessum reikningum bókast svo í gegnum bankainnlestur.

Skráningarmyndin er tvískipt, efri parturinn er fyrir skráningu á bókhaldsfærslu, neðri parturinn listar upp þær færslur sem búið er að færa, þetta er allt tómt þegar kerfið er opnað í fyrsta sinn.

Ársreikningur

Bókhald - Uppgjörsvinnslur - Efnahagur/rekstur

Hvenær sem er er hægt að kalla fram rekstraryfirlit og ársreikning

Rekstrarreikningur

Hér er hægt að nálgast rekstrarreikninginn

 

Þegar búið er að "Keyra fyrirspurn" birtist  rekstrarreikningurinn. Ef einhverjar færslur á tímabilinu er óstaðfestar eða ókláraðar lætur kerfið vita af því. Eins og sjá má efst í hægra horninu er hægt að búa til excel og PDF skjal, senda með tölvupósti eða prenta.

Svona lítur rekstrarreikningur út og ef búið er að færa öll fylgiskjöl og sækja færslur á bankareikninginn, þá ætti að vera hægt að sækja þetta fyrir húsfund, uppfært og tilbúið.

 

Efnahagsreikningur

Hér er tímabilið og samabanburðartímabilið valið

Þegar búið er að "Keyra fyrirspurn" birtist  efnahagsreikningurinn. Ef einhverjar færslur á tímabilinu er óstaðfestar eða ókláraðar lætur kerfið vita af því. Eins og sjá má efst í hægra horninu er hægt að búa til excel og PDF skjal, senda með tölvupósti eða prenta. Efnahagsreikningur er nú tilbúinn til framlagnar á húsfundi, svo fremi að búið sé að bóka allt.

Yfirlýsing húsfélags

Til að fylla út yfirlýsingu húsfélags vegna sölu á eign er mikilvægt að geta á skjótann hátt sótt áreiðanlegar upplýsingar um skuldastöðu eigenda við húsfélagið, aðrar upplýsingar um húsfélagið þarf að sækja í fundargerðir þess. Eins þarf að fylla út upplýsingar um framkvæmdir sem búið er að samþykkja að fara í.

Verklag
 

1. Vera búin að senda kröfur til dags dato
2. Vera búin að sækja og uppfæra færslur frá banka til dags dato
3. Vera búin að færa alla reikningar sem eru komnir sem ekki voru kostnaðarfærðir með innlestri á banka.

Þá er hægt að fara inn í fyrirspurn á viðskiptamann (íbúðareiganda) og keyra fyrirspurn þegar búið er að velja réttar forsendur.

Bókhald - Fyrirspurn - Staða viðskiptamanna

Velja þarf tímabilið og kennitölu íbúareigandans, hægt er að fletta upp með gleraugnamerkinu