Uppsetning á túlkakerfi

Túlkakerfið heldur utan um verk túlka og þýðenda frá upphafi til enda: þú býrð verkið til í Reglu, úthlutar því á starfsmann, hann tekur við því og vinnur það í Regla POS appinu, og að því loknu útskuldar þú það. Þessi grein fer í gegnum uppsetninguna í réttri röð — frá starfsmanni að reikningi.

Undirbúningur

Þú þarft tvær kerfiseiningar í Reglu: Sölukerfi og Verkbókhald. Vörur, vörutaxtar og viðskiptamenn tilheyra Sölukerfinu, en tímaúthlutun, útskuldun og yfirlit starfsmanna tilheyra Verkbókhaldinu. Vanti aðra hvora eininguna sérðu ekki skjáina hér að neðan.

Greiðendur

Greiðandi er viðskiptamaðurinn sem borgar fyrir verkið. Stofnaðu greiðendur undir Sölukerfi > Skráning og viðhald > Viðskiptamenn. Sami skjár er einnig aðgengilegur undir Verkbókhald > Skráning og viðhald > Viðskiptamenn — það er sama skráin, opnuð úr hvorri einingunni sem er. Þú þarft að minnsta kosti einn greiðanda áður en hægt er að úthluta verki.

Stofna starfsmenn

Hver túlkur eða þýðandi þarf þrennt: starfsmannaskráningu, notandaaðgang og hlutverk í Verkbókhaldi. Þetta er gert á tveimur skjám.

Skráðu starfsmanninn sem notanda kerfa

Farðu í Stjórnun > Viðhald skráa > Starfsmenn og opnaðu starfsmanninn. Hakaðu í Notandi kerfa og skráðu notandanafn. Sleppirðu notandanafninu birtist villan „Ef starfsmaður er notandi kerfa þarf að skrá notandanafn.“ Þetta notandanafn og lykilorð er það sama og starfsmaðurinn notar til að skrá sig inn í appið og á regla.is.

Gefðu honum hlutverkið Starfsmaður/verktaki

Farðu í Stjórnun > Viðhald skráa > Hlutverk og veldu flipann Hlutverk starfsmanna. Veldu Verkbókhald í Kerfi, Starfsmaður/verktaki í Hlutverk og starfsmanninn í Starfsmaður. Ýttu svo á Uppfæra.

Appið sjálft þarf ekki hlutverkið
Til að skrá sig inn í appið og vinna verk nægir gildur notandaaðgangur. Hlutverkið Starfsmaður/verktaki þarf hins vegar til að starfsmaðurinn komist í Verkbókhald > Starfsmaður/verktaki > Yfirlit á regla.is og geti flett upp sínum eigin tímum.

Stofna vörur

Vörurnar eru taxtarnir sem unnið er eftir — til dæmis túlkun eða þýðing. Verðið á vörunni á að vera verð fyrir eina klukkustund, því verk eru úthlutuð og mæld í klukkustundum. Stofnaðu vörurnar undir Sölukerfi > Skráning og viðhald > Vörur.

Vörutaxtar fyrir yfirvinnu og álag

Eigi verðið að ráðast af tíma dags, vikudegi eða tímabili skaltu nota vörutaxta í staðinn fyrir að stofna sérstaka vöru fyrir hvert tilvik. Farðu í Sölukerfi > Skráning og viðhald > Vörutaxtar og ýttu á Stofna.

Á taxtanum skráirðu Lýsing og annaðhvort Ein.verð eða Prósenta, velur Tegund, og afmarkar svo hvenær taxtinn gildir með Frá og Til fyrir tímabilið, Tími frá og Tími til fyrir tíma dagsins, og Ár. Eigi fleiri en einn taxti við sömu skráningu ræður Forgangur hvor gildir.

Vörunúmer/taxtar starfsmanna

Þetta skref tengir starfsmenn við vörur: hér segirðu hvaða verk hver starfsmaður má vinna og á hvaða verði. Starfsmaður sem er ekki skráður á vöru birtist ekki þegar þú úthlutar henni, svo þetta þarf að vera í lagi áður en þú byrjar að úthluta.

Farðu í Verkbókhald > Stjórnun > Vörunúmer/taxtar starfsmanna og veldu starfsmanninn í Starfsmaður. Taflan sýnir þær vörur sem þegar eru skráðar á hann, með dálkunum Vörunúmer, Vöruheiti, Einingaverð án vsk og Sjálfgefin vara.

Ýttu á plúsinn neðst í töflunni — Búa til nýja færslu — til að bæta vöru við, fylltu út línuna og staðfestu hana með Staðfesta breytingu. Breyta færslu opnar línu til breytinga og Eyða færslu fjarlægir hana; eyðingin er staðfest með „Staðfestið að eyða eigi skilgreiningu.“

Hafðu að minnsta kosti eina sjálfgefna vöru
Hakaðu í Sjálfgefin vara á að minnsta kosti einni línu hjá hverjum starfsmanni. Sjálfgefna varan er sú sem valin er sjálfkrafa fyrir þennan starfsmann — til dæmis þýðing úr ensku hjá starfsmanni sem þýðir aðallega úr ensku.

Tímaúthlutun og vöruskráning

Hér býrðu verkið til og sendir það á starfsmanninn. Farðu í Verkbókhald > Skráning og viðhald > Tímaúthlutun og vöruskráning. Skjárinn skiptist í reitina Tímar efst og Vörur neðar, og neðst er listi yfir það sem þegar hefur verið skráð.

1. Veldu vöruna. Skráðu taxtann í Vara (taxti), eða flettu honum upp með Finna vöru. Varan ræður hverjir koma til greina í næsta skrefi, því aðeins þeir starfsmenn sem skráðir eru á hana birtast.
2. Skráðu hvenær og hversu lengi. Dags. og tími er hvenær verkið hefst og Úthl. tími hversu lengi það stendur.
3. Veldu starfsmann. Ýttu á leitartáknið við Starfsmaður (Finna starfsmann). Glugginn sýnir tímatöflu þeirra sem mega vinna vöruna á umbeðnum tíma, litamerkta með Bókaður tími, Umbeðinn tími og Skörun. Veldu starfsmann og ýttu á Í lagi.
4. Veldu greiðanda. Skráðu hver borgar í Greiðandi, eða flettu upp með Finna greiðanda.
5. Lýstu verkinu. Heiti verks er nafnið á verkinu; Lýsing og Athugasemd eru valkvæð.
6. Sendu verkbeiðnina. Ýttu á Skrá og senda verkbeiðni. Verkið er fyrst skráð og síðan er verkbeiðnin send í tölvupósti á þá starfsmenn sem skráðir eru á verkið, með verkbeiðnina sem PDF-viðhengi. Verkið birtist svo í appinu hjá starfsmanninum.

Viljirðu skrá verkið án þess að senda verkbeiðni notarðu Skrá tíma í staðinn.

Skörun stöðvar ekki skráninguna
Liturinn í starfsmannaglugganum sýnir skörun en kemur ekki í veg fyrir hana — það er hægt að skrá verk sem skarast við annað. Farðu því yfir tímatöfluna áður en þú velur starfsmanninn.

Starfsmaðurinn þarf netfang
Verkbeiðnin fer í tölvupósti, svo starfsmenn sem skráðir eru á verkið þurfa að hafa netfang skráð. Sé ekkert netfang til staðar er beiðnin ekki send og villuboð birtast.

Neðst á skjánum er listi yfir skráð verk með dálkunum Vara, Starfsmaður, Greiðandi, Staða, Dags., Úthl. tími og Mældur tími. Afmarkaðu tímabilið með Frá og Til og ýttu á Leita.

App

Regla appið gefur túlkum og þýðendum einn skjá: Verk úthlutað — listann yfir verk sem þér hafa verið úthlutað. Hér er farið yfir allt ferlið: frá gula spjaldinu sem segir að verk bíði þín, að því græna sem segir að því sé lokið og það skráð.

Sex stöður verks

Hvert verk fer í gegnum sömu keðjuna, og liturinn á spjaldinu í listanum segir þér hvar það er statt. Þú færð alltaf aðeins einn hnapp áfram í einu, svo það er ekkert að velja — bara næsta skref.

1. Úthlutað — Þér boðið. Staðfestu eða hafnaðu.
2. Úthlutun staðfest — Þitt verk. Ekki hafið.
3. Í vinnslu — Klukkan gengur.
4. Lokið — Stimplað út. Yfirfarðu tímann.
5. Vinnu lokið — Bíður undirskriftar verkþega.
6. Unnið og staðfest — Undirritað. Ljúktu skráningu.

Áður en þú byrjar

Skráðu þig inn með Regla notandanafni og lykilorði. Það er hvorki fyrirtækjareitur né PIN — appið veit hvað þú mátt gera út frá aðganginum þínum, svo þú lendir beint á Verk úthlutað. Þú sérð hvorki kassa, vörur né verð, og það er rétt: túlkaaðgangur hefur engan aðgang að því.

Aðeins ein valmynd
Til baka efst til hægri er öll valmyndin þín: aftur í verklistann, Stillingar fyrir tungumál, eða Útskrá til að skrá þig út. Útskráning fer með þig á innskráningarskjáinn frekar en að loka appinu.

Að finna verkin þín

Þetta er þar sem flestir stranda fyrsta daginn.

Tómur listi þýðir yfirleitt rangar dagsetningar. Skjárinn opnast með Frá og Til bæði stillt á daginn í dag, svo hann segir oft Ekkert verk fannst — jafnvel þegar verk bíður þín. Ýttu á ••• efst til hægri og veldu tímabil. Næstu 7 daga er skynsamlegt sjálfgefið; Næstu 30 daga nær yfir allt. Þú getur líka stillt dagsetningarnar tvær handvirkt.

Veldu tímabil, ekki dagsetningu. Seinasta ár, Þetta ár og Seinasta mánuð horfa aftur í tímann — gagnlegt til að skoða það sem þú hefur þegar skráð. Næstu 24 klst, Næstu 7 daga og Næstu 30 daga horfa fram á veginn, á verk sem á eftir að vinna. Græna hringlaga örin við hliðina á ••• endurhleður listann án þess að breyta dagsetningunum — notaðu hana ef þér hefur nýlega verið úthlutað verki.

Verkið skref fyrir skref

Hvert skref hér að neðan er eitt ýt. Stöðuslóin á miðjum smáatriðaskjánum segir þér alltaf hvar þú ert, og hnappurinn fyrir neðan hana er það eina sem þú þarft að ýta á.

1. Opnaðu gula spjaldið (Úthlutað). Hvert spjald sýnir dagsetningu og tíma, hver greiðir (Greiðandi), hlutverkið — Þýðandi fyrir þýðanda — og verknúmerið. Feitletraða línan neðst er staðan: „Úthlutað - vinsamlegast staðfestið úthlutun.“ Ýttu hvar sem er á spjaldið til að opna það.

2. Staðfestu verkið (Úthlutað → Úthlutun staðfest). Yfirfarðu upplýsingarnar — Tími er hvenær verkið er bókað, Úthlutaður tími er hversu lengi það er bókað — og ýttu svo á Staðfesta verktöku. Staðan breytist í „Úthlutun staðfest. Ekki hafið.“ Ef þú getur ekki tekið verkið hafnar Hafna úthlutun því og biður þig að staðfesta. Verkið fer þá aftur til þess sem úthlutaði því — þú getur ekki tekið það til baka sjálf/ur.

3. Ræstu klukkuna þegar þú byrjar (Úthlutun staðfest → Í vinnslu). Ýttu á Hefja verk á því augnabliki sem vinnan hefst í raun, ekki þegar þú leggur af stað. Séu meira en 15 mínútur í bókaðan upphafstíma spyr appið hvort þú viljir halda áfram — svaraðu Já ef það er rétt. Sé meira en sólarhringur í hann neitar appið alfarið; hafðu þá samband við þann sem bókaði verkið.

4. Stimplaðu þig út þegar verkinu er lokið (Í vinnslu → Lokið). Græni reiturinn telur upp í klukkustundum, mínútum og sekúndum. Þegar verkinu er lokið ýtirðu á Stimpla út. Liðinn tími er skráður sem Mældur tími. Endursetja er neyðarútgangurinn — það setur verkið aftur í „staðfest, ekki hafið“ ef þú ræstir rangt verk eða ýttir óvart.

5. Yfirfarðu tímann, bættu við athugasemd, ljúktu verkinu (Lokið → Vinnu lokið). Ýttu á tölurnar undir Klst. og Mínútur til að breyta þeim ef þarf — þetta er tíminn sem verður skráður. Hafir þú unnið skemur en bókað var er bókaði tíminn samt það sem er rukkað. Athugasemd er frjáls texti sem fylgir verkinu. Ýttu svo á Ljúka verki.

6. Fáðu verkþega til að undirrita (Vinnu lokið → Unnið og staðfest). Ýttu á Staðfesting á verklokum og réttu símann þeim sem þú vannst fyrir. Viðkomandi undirritar á hvíta svæðið með fingri og ýtir svo á græna OK. BACK lokar reitnum án þess að vista; auðum reit er hafnað.

7. Ljúktu skráningunni. Síðasta ýtið er Ljúka skráningu. Þú færð staðfestingu um að undirskrift og lok skráningar hafi verið skráð í Reglu, og appið fer með þig aftur í listann þar sem spjaldið er nú grænt. Þar með er verkinu lokið.

Ef eitthvað fer úrskeiðis

• „Ekkert verk fannst“ en ég veit að ég er með verk: Dagsetningarnar eru nær örugglega vandamálið. Ýttu á ••• og veldu Næstu 30 daga.
• „Verk ekki lengur skráð á þennan starfsmann“: Þetta getur birst í allra fyrsta skipti sem þú opnar nýúthlutað verk, án þess að neitt sé í raun að. Ýttu á OK og opnaðu svo sama spjaldið aftur. Komi skilaboðin aftur í annað sinn hefur verkið raunverulega færst — hafðu samband við skrifstofuna.
• „Þessu verki hefur verið aflýst“: Verkinu var aflýst eftir að þér var úthlutað það. Ekki fara á staðinn — kannaðu málið hjá þeim sem bókaði það.
• Rauð slá efst yfir listanum: „Ekki tókst að uppfæra listann - staða verka gæti verið úrelt“ þýðir að síðasta uppfærsla mistókst, svo það sem þú sérð gæti verið eldra en það lítur út fyrir. Komdu þér í netsamband og ýttu á grænu endurhleðsluörina áður en þú aðhefst nokkuð.
• Ég ýtti á rangan hnapp: Frá og með „Í vinnslu“ skilar Endursetja verkinu í „staðfest, ekki hafið“ og hreinsar undirskriftina. Að hafna með Hafna úthlutun er eina aðgerðin sem ekki er hægt að afturkalla sjálf/ur.
• Ég er ekki með netsamband á staðnum: Vinndu verkið eins og venjulega. Hvert skref vistast í símanum og sendist til Reglu þegar þú kemst aftur í samband, þar með talin undirskriftin. Ekki setja appið upp að nýju fyrr en listinn hefur uppfærst með góðum árangri.

Litir spjalda í hnotskurn

Spjald		Þýðir	Næsta skref
	Úthlutað	Verk er í boði fyrir þig og enginn hefur svarað enn.	Staðfestu eða hafnaðu
	Grátt — í ferli	Staðfest, í vinnslu, stimplað út eða bíður undirskriftar.	Opnaðu það; einn hnappur bíður
	Unnið og staðfest	Undirritað af verkþega.	Ljúka skráningu, hafir þú ekki gert það
	Rautt	Hafnað, aflýst eða lokað. Ekki þitt að vinna.	Ekkert
	Appelsínugult	Aflýst án fyrirvara.	Ekkert — en láttu skrifstofuna vita að þú mættir

Skjámyndir teknar úr Regla POS farsímaappi v2.1.0 (606). Íslenska er sjálfgefið tungumál appsins; þú getur breytt því undir Til baka → Stillingar → Tungumál.

Reikningar

Þegar starfsmaðurinn hefur lokið verkinu og skráð það í appinu er það tilbúið til útskuldunar. Farðu í Verkbókhald > Útskuldun > Skrá reikninga, tímar og vörur. Skjárinn sjálfur heitir Útskuldun verka.

1. Veldu greiðandann og ýttu á Áfram.
2. Veldu verkið. Undir Verk með skráðum tímum sérðu verk greiðandans. Dálkarnir Áður útskuldað og Til útskuldunar sýna hvað er þegar búið að rukka og hvað stendur eftir.
3. Veldu tímana. Undir Tímar skráðir á verk eru einstakar tímaskráningar verksins. Til útsk. er tímafjöldinn sem fer á reikninginn.
4. Búðu reikninginn til. Ýttu á Reikningar og skráðu Dagsetning reiknings, Athugasemd á reikning og Innheimtumáti. Þar getur þú einnig hakað í Senda reikning í tölvupósti, Senda rafrænan reikning, Sameina mörg verk á einn reikning og Tímaskráningar sundurliðaðar á reikning.
5. Skráðu reikninginn með Skrá reikning. Reikningurinn verður til í sölukerfinu.

Tveir kostir án reikningsgerðar
Merkja færslur sem útskuldaðar lokar tímum án þess að búa til reikning, og Afskrifa fellir tíma niður. Notaðu Endurreikna ef þú breytir vali og vilt uppfæra upphæðirnar.

Starfsmaður/verktaki – yfirlit

Starfsmenn geta sjálfir flett upp tímunum sínum. Þeir skrá sig inn á regla.is með sama notandanafni og lykilorði og í appinu og fara í Verkbókhald > Starfsmaður/verktaki > Yfirlit. Skjárinn heitir Yfirlit starfsmanns og sýnir alltaf tíma þess sem er innskráður — þar er enginn starfsmannalisti til að velja úr.

Veldu tímabilið með Dags. frá og Dags. til og ýttu á Sækja yfirlit. Undir Yfirlit birtist hver skráning með dálkunum Dags., Frá, Til, Vöruheiti, Flokkur, Fj., Staða og Reikn., og undir Samantekt er samtala á hvern flokk.

Staðan segir hvar skráningin er stödd: Útskuldað, Ekki útskuldað eða Óflokkað. Finnist ekkert á völdu tímabili stendur Engin færsla fannst — prófaðu þá að víkka tímabilið. Prentsýn opnar yfirlitið í prentvænu formi.