Útskuldun - reikningagerð

Boðið er upp á skilvirkt og einfalt viðmót til að útskulda tíma og vörur á verk.

Kerfið býður upp á að afskrifa færslur og prenta út verkseðil sem hægt er að senda með reikningnum til frekari útskýringar.

Fyrirtæki þarf að hafa aðgang að sölukerfi til að skrifa reikninga beint út úr verkbókhaldinu.

Velja verk

Þegar komið er á síðuna má sjá lista yfir alla greiðendur að verkum sem eftir er að útskulda vinstra meginn. Notendur hafa aðgang að þessum lista á öllum stigum útskuldunar.

Fyrst þarf að velja þann greiðanda sem skulda skal á, við það kemur upp listi yfir öll þau verk sem unnin hafa verið fyrir þann greiðanda og á eftir að skulda út. Ef einnig er um að ræða útskuldaðar vörur birtast tveir listar annars vegar fyrir tíma og hins vegar fyrir vörur.

Á lista yfir tíma kemur fram heiti verks, ábyrgðamaður, fjöldi tíma sem á eftir að útskulda, fjöldi tíma sem er búið að útskulda, áætlaður fjöldi tíma og fjöldi tíma samkvæmt tilboði. Þá er hægt að afskrifa heilu verkin ef til dæmis búið er að útskulda samkvæmt tilboði.

Til þess að velja verk til útskuldunar þarf að haka við viðkomandi verk eða haka við hausinn til að velja öll verk.

Í upphafi eru öll verk valin.

Ef valið er að útskulda mörg verk í einu setur kerfið eitt verk á hvern reikning, þ.e. passar að blanda ekki saman verkum á reikning. Ef að hakað er við að sameina mörg verk á einn reikning þá setur kerfið öll verkin á einn reikning.

Velja tíma og vörur

Þegar búið er að velja þau verk sem á að útskulda þarf að velja þær tímafærslur og vörufærslur innan verks sem skal útskulda. Til að gera það kemur upp sams konar listi þar sem fram kemur heiti verks, heiti verkhluta, dagsetning skráningar, nafn þess starfsmanns sem skráði færsluna, tíma fjöldi sem á eftir að útskulda, lýsing og athugasemd. Fyrir vörur kemur einnig sambærilegur listi. Til þess að velja færslu þarf að haka við viðeigandi línu eða haka við hausinn til að velja allar færslurnar. Í upphafi eru allar færslur valdar.

Þegar búið er að velja þær færslur sem unnið skal með er hægt að fá upp verkseðil (tímafærslur) fyrir þær færslur, útskulda þær eða afskrifa. Þegar færsla er útskulduð eða afskrifuð fær hún viðeigandi stöðu sem kemur meðal annars fram í fyrirspurnum.

Ef að fyrirtæki hefur aðgang að sölukerfinu útbýr kerfið reikninga í stað þess að merkja færslur sem útskuldaðar. Útskuldun og/eða afskriftir gerist sjálfkrafa þegar reikningur er búinn til. Ef að afskrifa þarf allar línurnar á reikningi þá er ekki búinn til reikningur heldur eru færslurnar einungis merktar sem afskrifaðar. Ferlið er eins hvort sem allur reikningurinn er afskrifaður eða ekki.

Ef um vörufærslur er að ræða er ekki boðið upp á að afskrifa. Í stað þess er einfaldlega farið í vöruskráninguna og skráningin felld niður.

Skrá reikning

Áður en hægt er að skrá reikning þarf að ákveða á hvaða taxta selja skal vinnuna. Ef ekki er búið að setja taxta á þá starfsmenn sem unnu vinnuna sem verið er að selja þarf að byrja á því; fyrr er ekki hægt að skrá reikning. Ávalt er hægt að breyta taxta fyrir einstaka starfsmenn á meðan verið er að skrá reikning, þannig getur sami starfsmaðurinn haft sitt hvorn taxtann fyrir sitt hvorn reikninginn.

Gefinn er listi yfir alla þá starfsmenn sem unnu við valin verk, þar má sjá nafn starfsmanns, vörunúmer og heiti vörunar (taxtans). Til þess að velja taxta þarf að smella á myndina fremst í línunni, þá koma upp allar vörur sem skráðar eru í sölukerfið. Gert er ráð fyrir að búið sé að stofna viðeigandi vöru í sölukerfinu. Þegar búið er að ákveða taxta á alla starfsmenn koma í ljós reikningarnir.

Til vinstri er lítill listi þar sem reikningarnir koma í númeraðri röð frá einum og upp úr. Ef þarf að afskrifa einhverjar línur á reikningum kemur stjarna hægrameginn við hann, einnig kemur viðvörun þess efnis þegar reikningurinn er valinn. Eftir að reikningur er valinn er hægt að sjá þær línur sem koma til með að vera á honum. Til þess að skrá reikninginn þarf að smella á hnappinn skrá reikning, við það skráist reikningurinn og nýr gluggi opnast með þann reikning sem búinn var til.

Þegar reikningur sem hefur verið búinn til í verkbókhaldinu er opnaður kemur  hnappur efst til hægri. Þegar smellt er á þann hnapp kemur upp listi yfir allar tímaskráningar í verkbókhaldinu sem eru á bakvið þann reikning. Þar kemur fram dagsetning sem færslan var skráð, hvaða verk og verkhlutur skráð var á, hvaða starfsmaður skráði, lýsing og athugasemd og loks tímafjöldinn. Þá kemur einnig fram hvort færslan var útskulduð eða afskrifuð.

Til þess að fá sérhæfðan verklista er hægt að smella á  hnappinn, við það kemur upp listi sem hugsaður er sem fylgiskjal reikningsins.