Tíma- og vöruskráning

Skráning tíma felst í einfaldri skráningu vinnutíma, hvort sem þeir eru útskuldaðir eða ekki.

Lögð er áhersla á að ávallt sé ljóst hver greiðandi verksins er og einnig að fljótlegt sé að skrá á mörg mismunandi verk í einni lotu.

Fyrst þarf að velja verk og einnig verkhluta ef við á, við það kemur upp skráningargluggi þar sem skráningin sjálf fer fram. Efst í skjámyndinni er valið hvort skrá á tíma eða vörur á verkið.

Finna lausan starfsmann

Hnappurinn 

 opnar glugga sem gerir kleift að finna starfsmann sem er laus á tilteknum tíma eftir tiltekinni getu.

Geta starfsmanns er hér þær vörur sem eru skráðar á hann gegnum Verkbókhald > Stjórnun > Vörunúmer/taxtar starfsmanna.  

Velja verk/verkhluta

Til eru þrjár leiðir til að velja verk til að skrá á.

Í fyrsta lagi er hægt að velja greiðanda verksins úr lista yfir greiðendur en þá kemur upp listi yfir öll þau verk sem skráð eru á þann greiðanda, í öðru lagi er hægt að leita beint að verki óháð greiðendum og í þriðja lagi er hægt að velja verk úr lista yfir tíu síðustu verkin sem skráð var á.

Í fyrsta skiptið sem kerfið er notað er ekki boðið upp á lista yfir tíu síðustu verkin og því aðeins einn möguleiki í boði.

Efst til vinstri er hægt að leita eftir greiðendum með því að slá inn nafn eða byrjun á nafni og smella á leitar hnappinn, til þess að fá aftur upp alla greiðendur í listann þarf að leita eftir engu, þ.e. hafa texta svæðið autt og smella á leitar hnappinn.

Til þess að velja greiðanda er nóg að smella á viðeigandi línu í listanum en þá kemur upp listi yfir öll þau verk sem skráð eru á þann greiðanda og nafnið hans kemur fram fyrir ofan listann.

Til þess að fara til baka yfir í greiðendur þarf að smella á  hnappinn sem er í titilrönd listans.

Eins og áður segir er einnig hægt að leita beint að verki óháð greiðendum með því að skrá inn heiti verks eða hluta úr heiti undir „Leita að verki“ og smella á leitarhnappinn.

Þegar verk er valið með því að smella á viðeigandi línu á listanum kemur fram listi yfir alla verkhluta sem fylgja verkinu fyrir neðan listann yfir verkin.

Ef enginn verkhlutur er skráður á verkið er listinn auður. Til þess að velja verkhluta þarf að smella á viðeigandi línu. Ef verkhlutur er valinn en ekki er viðeigandi að skrá færslu á verkhluta er hægt að smella á grænu örvarnar tvær  sem eru fyrir ofan listann en það hreinsar út valdar færslur á verkhluta listanum. Ef aftur á móti ekki er til viðeigandi verkhlutur er hægt að búa til nýjan án vandræða. Það er gert með því að skrifa nafnið á nýja verkhlutanum í texta svæðið og smella á græna plús merkið hægra megin við það 

Eftir að starfsmaður hefur skráð áður í kerfið hefur hann aðgang að lista yfir tíu síðustu verkin sem hann hefur skráð á. Þetta er sjálfgefin listi og ætti að flýta fyrir í flestum tilfellum. Fyrir ofan þann lista er leið að greiðendum þannig að ef viðeigandi verk er ekki að finna á listanum þá er hægt að leita að viðeigandi greiðanda og finna verkið þar. Hægt er að komast aftur inn á listann yfir 10 síðustu verkin með því að smella á  hnappinn á titilrönd listans yfir greiðendur.

Hægt er að stofna verk á valinn greiðanda með því að smella á  í titilrönd listans. Samskonar hnappur er til staðar fyrir framan hverja færslu í lista yfir greiðendur og verk. Sá hnappur er einföld flýtileið til að stofna verk.  

Tímaskráning

Eftir að búið er að velja á hvaða verk á að skrá kemur upp skráningargluggi sem sjá má hér að neðan.

Efst má sjá hvaða greiðandi og verk er valið, ef við á má einnig sjá hvaða verkhluti er valinn.

Ef notandi hefur leyfi til að skrá tíma á aðra starfsmenn kemur fellilisti með öllum starfsmönnum fyrirtækisins þar sem hægt er að velja á hvern er skráð. Eingöngu notendur sem hafa stjórnunar réttindi í verkbókhaldi hafa leyfi til að skrá/breyta tímum á aðra starfmenn.

Í hægra horninu er  hnappur sem gerir notanda kleift að hengja viðhengi á færsluna sem verið er að skrá.

Ef skilgreindar eru víddir fyrir skráningu í verkbókhald birtast vallisti fyrir þær.

Taxtar sem starfsmaður getur valið úr og skilgreindir hafa verið undir Verkbókhald>Stjórnun>Vörunúmer/taxtar starfsmanna birtast í vallista.

Velja þarf þann dag sem verið er að skrá á, ef valin er önnur dagsetning en er þann daginn er hún merkt með rauðu til að minna á að verið sé að skrá fram eða aftur í tímann. Sjálfgefið gildi er dagurinn í dag, ef önnur dagsetning er valin helst sú dagsetning á milli skráninga. Til þess að velja dagsetningu þarf að smella á myndina af dagatalinu hægra megin við texta svæðið og velja viðeigandi dagsetningu þar. Einnig er hægt að slá beint inn í texta svæðið t.d. 12.05.2016.

Þar fyrir neðan er svo hægt að skrá inn tímana, útskuldaða, ekki útskuldaða eða bæði. Ef bæði er skráð inn útskuldaða og ekki útskuldaða tíma verða til tvær færslur sem eru eins að öllu leyti nema önnur er fyrir útskulduðu tímana en hin fyrir ekki útskulduðu tímana. Ef slegið er inn 1,5 er það tekið sem einn klukkutími og þrjátíu mínútur.

Að lokum eru það texta svæðin tvö, lýsing annars vegar og okkar athugasemd hins vegar. Lýsing er einföld lýsing á verkinu, hvað var gert og svo framvegis. Þegar verkkaupa er svo sent yfirlit yfir verkið kemur þessi lýsing þar fram. Hins vegar er okkar athugasemd hugsuð meira fyrir innanhús athugasemdir, kannski var ástæða tafar verkkaupanum að kenna þá væri hægt að nefna það í okkar athugasemd án þess að eiga það á hættu að greiðandi sjái.

Hægt er að breyta stöðu verks með því að velja nýja stöðu úr listanum Staða verks.

Samtölur vinnustunda

Hægra megin við skráningu má svo sjá samtölur vinnustunda. Þar kemur fram hvaða dagsetningu verið er að sýna (en það er yfirleitt sú dagsetning sem er í skráningunni) og svo hversu marga tíma búið er að skrá á þá dagsetningu.

Listi yfir tímafærslur

Þegar búið er að skrá færslur inn í kerfið er hægt að leita eftir þeim til þess að skoða, breyta eða afrita. Listinn sýnir allar færslur innan gefins tímabils, sjálfgefið tímabil er viðeigandi vika.

Til þess að velja tímabil þarf að smella á myndina af dagatalinu hægra megin við texta svæðin og velja viðeigandi dagsetningu þar. Einnig er hægt að slá beint inn í texta svæðin t.d. 12.05.2016 og smella svo á Velja hnappinn.

Ef að listinn yfir tímafærslur er skoðaður má sjá að fyrstu dálkarnir eru notaðir undir hnappa.

Hnappurinn  afritar færslu, hnappurinn  sýnir reikning ef viðkomandi færsla hefur verið útskulduð og hnappurinn gerir notanda kleift að skoða öll þau viðhengi sem kunna að vera á færslunni.

Seinni dálkarnir tveir eru þó ekki sjáanlegur nema til færsla komi fyrir á reikningi eða viðhengi er á færslu.

Til að breyta innsleginni færslu er smellt á línu og fer þá færslan í  breytingarham, þá lítur skráningarformið út eins og á myndinni hér að neðan. Helsti munurinn er sá núna er hægt að uppfæra eða eyða færslu og svo hefur bæst við nýr hnappur efst í hægra horninu ef einhver viðhengi eru á færslu. Sá hnappur opnar glugga til að skoða öll viðhengi sem kunna að vera á færslunni.

Vöruskráning

Auk þess að skrá tíma er hægt að skrá vörunotkun sem fylgir verkinu. Með því að velja Vörur efst í skjámyndinni fer kerfið í vöruskráningarham.

Lýsing fyrir tímaskráningu á að mestu leiti einnig við vöruskráningu nema fyrir vörur eru ekki skráðar að öllu leiti sambærilegar upplýsingar en skráningarferlið er það sama og vísast því í þá lýsingu.