Tegundir í skráningu reikninga

Sölukerfi > Stjórnun > Tegundir í skráningu reikninga

Í skráningu reikninga er hægt að skrá ýmsar aðrar tegundir en reikninga t.d. tilboð, afhendingarseðla o.fl.

Þessar aukategundir er síðan þegar hentar hægt að afrita yfir í alvöru reikning.

Hér er valið hvaða aukategundir eiga að vera virkar í skráningu reikninga.

Tilboð
Hægt er að skrá tilboð og prenta út eða senda í tölvupósti til viðskiptavinar.
Tilboðið er síðan hægt að afrita yfir í reikning og breyta og bæta áður en reikningur er skráður. Ef breyta á tilboði og skrá/senda aftur er tilboðið afritað yfir á nýy tilboð og því breytt áður en skráð og svo eldra tilboði eytt. Þegar tilboð hefur verið afritað yfir í reikning fær það stöðuna óvirkt og er ekki sýnilegt nema það sé valið sérstaklega í flipa Listun tilboða (sýna eldri). Eldri tilboð (sem gerður hefur verið reikningur fyrir) er ekki hægt að afrita aftur yfir í reikning en það er hægt að afrita þau yfir í nýtt tilboð.

Afhendingarseðill
Lýsingin að ofan fyrir tilboð gildir einnig fyrir afhendingarseðil. Auk þess verður til birgðafærsla og birgðastaða uppfærist. Þegar afhendingarseðill er gerður að reikningi bakfærast allar birgðafærslur sem urðu til þegar afhendingarseðill var gerður og sölufærslur skv. reikningi koma í staðinn. Þannig að ef vörur eða magn á reikningi er ekki það sama og var á afhendingarseðli þá reiknar kerfið með að vörum hafi verið skilað. Ef vörum var ekki skilað þarf að skrá nýjan afhendingarseðil fyrir þær vörur sem ekki var skilað og einnig þeim vörum sem vöru hugsanlega afhentar í viðbót. Þegar afhendingarseðill er afritaður í reikning er hægt að velja um að nota verðin sem voru á afhendingarseðli eða nýjustu verð og afsláttarkjör ef þau hafa breyst.

Hægt er að flytja fleiri en einn afhendingarseðil yfir í skráningarform reiknings og þannig gera einn reikning fyrir marga afhendingarseðla. Þetta getur hentað vel þar sem viðskiptavinir eru með margar vöruúttektir jafnvel á hverjum degi en vilja ekki fá reikning eða kröfu í banka fyrir hverja úttekt, kannski bara einn reikning á mánuði.

Krafa án reiknings
Lýsingin að ofan fyrir tilboð gildir einnig fyrir kröfu án reiknings nema að ekki er hægt að prenta eða senda í tölvupósti og ekki leyft að afrita kröfu án reiknings yfir í nýja kröfu án reiknings. Þegar krafan er skráð verður til krafa í sölukerfi en enginn reikningur. Ef og þegar viðskiptavinur greiðir kröfuna er hægt að afrita hana yfir í reikning á sama máta og aðrar tegundir skráninga. Þegar færslur eru sóttar á bankareikninga finnur kerfið út úr því hvort verið sé að greiða kröfu og merkir hana greidda. Til þess að geta notað þessa tegund skráningar er því nauðsynlegt að nýta sér það að sækja færslur á bankareikninga Bókhald > Skráning færsla > Sækja færslur.

Forskráning
Lýsingin að ofan fyrir tilboð gilda einnig fyrir forskráningu reikninga nema ekki er hægt að prenta eða senda í tölvupósti. Forskráningin er hugsuð fyrir þá sem eru t.d. að senda reikninga um mánaðarmót en vilja vera búnir að skrá þá fyrr.