Stofna viðskiptamenn

Sölukerfi > Skráning og viðhald > Viðskiptamenn

Leit

Í fyrstu kemur einungis leitin upp, en hún samanstendur af textasvæði og þremur hnöppum. Ef slegið er í textasvæði og svo smellt á leitarhnappinn mun kerfið leita að þeim viðskiptamanni.

Ef viðskiptamaður eða menn finnast kemur upp listi fyrir neðan leitarsvæðið og til hægri birtast ítarupplýsingar um þann mann sem er efstur í  leitarniðurstöðum.

Einnig er hægt að nálgast grunnupplýsingar um viðskiptamann með því að færa músina yfir upplýsingarmerkið sem er lengst til vinstri við hverja röð í listanum.

Ef enginn viðskiptamaður finnst telur kerfið að ætlunin sé að stofna nýjan viðskiptamann og því kemur upp innskráningarform hægra megin, kerfið áætlar hvort leitarorðið sé kennitala eða nafn og setur í viðeigandi textasvæði.

Sama innskráningarform má fá með því að smella á Stofna hnappinn. Hreinsa hnappurinn endurstillir síðuna.

Aftast í leit er dálkur sem sýnir stöðu á viðskiptamanni þ.e. hvort hann er virkur  eða óvirkur . Með því að smella á táknið er hægt að breyta um stöðu á viðskiptamanni.

Stofna viðskiptamenn

Umsýsla viðskiptamanna felst í einfaldri skráningu upplýsinga.  

Upplýsingarnar eru atriði eins og nafn, heimilisfang, símanúmer, netfang og greiðslumáti.

Innskráningarsvæði merkt með stjörnu (*) þarf að fylla út.  

Auðvelt er að leita að viðskiptamanni eftir nafni eða kennitölu og nægir að hafa eingöngu byrjun á nafni eða kennitölu.  Ef ekkert er sett í leitarsvæðið birtast allir viðskiptamenn.

Grunnupplýsingum um viðskiptamenn er skipt upp í flipa; Grunnur, Rafræn viðskipti, Kreditkort, Flokkar, Afslættir, Annað

Ítarupplýsingarnar hægra megin hafa tvennskonar ham, annarsvegar innskráningarham og breytingarham hinsvegar.

Eini munurinn á þessum hömum er að í innskráningarham er Skrá hnappur en í breytingarham er Uppfæra, Hætta við og Eyða hnappur.

Ef viðskiptamanni er eytt geymast öll gögn um hann í kerfinu og ennþá er hægt að fletta upp á gömlum reikningum tengda honum en hann kemur ekki fram á listum yfir virka viðskiptamenn.

Einu upplýsingarnar sem krafist er fyrir viðskiptamenn eru nafn og kennitala, þó er eindregið mælt með að heimilisfang sé gefið, önnur innskráningarsvæði eru valfrjáls.

Grunnur:

Kennitala

Í Reglu er kennitala notuð sem viðskiptamannanúmer og því er passað upp á að sama kennitalan komi ekki fram tvisvar í viðskiptamannaskrá. Ef af einhverri ástæðu sé þörf fyrir að hafa sömu kennitöluna oftar en einu sinni á skrá þá er gefið pláss fyrir tvo auka stafi (deild) aftan við kennitöluna.

Erlendur viðskiptamaður

Ef viðskiptamaður er að erlendum uppruna þ.e. land annað en Ísland og ekki með íslenska kennitölu getur kennitala verið allt að 20 bókstafir og/eða tölustafir (þó ekki sér íslenskir stafir). Ef viðskiptamaður er ekki með íslenska eknnitölu en land þarf að vera Ísland er hægt að skrá gervi kennitölu með því að hafa 2 fyrstu stafi 99 og svo einhverja 9 tölustafi þarf fyrir aftan.

Nafn

Nafn viðskiptamanns í Reglu getur að hámarki verið 50 stafir að lengd.

Heimilisfang

Heimilisfang viðskiptamanns í Reglu getur að hámarki verið 50 stafir að lengd. Hægt er að skrá auka heimilisfang á viðskiptamann ef þess þarf.

Heimilisfang 3 (land)

Ef land sem viðskiptavinur býr í er ekki sýnilegt undir Land er hægt að skrá inn land hér þannig að rétt land prentist sem heimilisfang á reikninga.

Land

Land viðskiptavinar, sjálfgefið það land sem skilgreint er á fyrirtæki. Land ræður kúltúr og velur sjálfkrafa þa mynt sem tilheyrir landi. Mynt er þó alltaf hægt að breyta. Ef viðskiptamaður hefur ekki aðsetur á Íslandi er hægt að velja viðeigandi land fyrir hann úr fellilista. Við það hverfur póstfang fellilistinn og í staðinn kemur borg textasvæði. Valfrjálst er hvort skrifað er í það svæði, hægt er að koma öllum þeim upplýsingum fyrir sem þarf til að senda erlendum viðskiptamanni reikning í pósti.

Kúltúr

Þegar valið er land sem viðskiptavinur tilheyrir velur kerfið sjálfkrafa kúlúr og mynt. Kúltúr ræður t.d. sniðmáti á fjárhæðum og dagsetningum sem birtast á reikningi. Sniðmát fjárhæða getur t.d. verið mismunandi hvort notuð er komma eða punktur fyrir aukastafi og dagsetningar geta verið á mismunandi formi. Sum lönd geta haf fleiri en einn kúltúr og er þá hægt að velja á milli þeirra.

Mynt

Ræður þeirri mynt sem reikningurinn prentast í. Kerfið sækir gengi mynta einu sinni á dag í bankakerfið og er þá valið sjálfkrafa í reikningagerðinni gengi eftir dagsetningu reiknings. Bæði mynt og gengi er hægt að yfirskrifa í reikningagerð. Kerfið velur sjálfkrafa mynt skv. því landi sem valið er en myntinni er engu að síður hægt að breyta. Þannig getur t.d. viðskiptavinur í Þýskalandi fengið reikning með þýskum kúltúr en í íslenskum krónum eða dollara.

Tengill

Ef viðskiptamaður er fyrirtæki er hægt að nota Tengill svæðið til að skrá niður nafn á tengilið innan þess fyrirtækis. Hámarkslengd tengils eru 50 stafir.

Netfang

Þegar slegið er inn netfang er þess krafist að það sé löglegt (þ.e. einkenni, lén og landskóði til dæmis regla@regla.is). Hámarkslengd netfangs eru 50 stafir.

Tungumál

Ef skilgreint er ákveðið tungumál á viðskiptamanni ræður það því tungumáli sem notað er í sér skjölum til viðskiptamanns eins og t.d. ef gerður er reikningur á viðskiptamann. Ef ekkert tungumál er valið þá notar kerfið það tungumál sem skráður notandi kerfisins notar.

Reikning í tölvupósti

Hér er hægt að merkja við að almennt eigi þessi viðskiptavinur að fá reikninga senda til sín í tölvupósti. Þannig merkist það sjálfgefið í reikningaútskrift en er svo auðvitað hægt að breyta því í hvert sinn.

Netfang vegna reikninga

Netfang sem senda á reikninga á. Þetta kemur þá sjálfgefið þegar reikningur er sendur í sölukerfi en hægt er að breyta í hvert sinn.

Afsláttur

Með afsláttarsvæðinu er gefinn möguleiki á að gefa viðskiptamanni fastan afslátt, til dæmis ef um er að ræða viðskiptamann sem verslar of og mikið við fyrirtækið. Til þess að gefa viðskiptamanni fastan tíu prósent afslátt er slegið 10 inn í afsláttarsvæðið, afsláttur þarf ekki að vera í heiltölu, t.d. er 12,3 einnig löglegt gildi

Innheimtumáti

Sjálfgefið val fyrir innheimtumáta er reikningur

Til þess að fá valkosti í innheimtumáta fyrir kröfur þarf að stofna þjónustu fyrir kröfu í banka og virkja þjónustuna í Stjórnun hlutverkinu síðu kröfustillingar. Þar er hægt að skrá tvær gerðir innheimtumáta fyrir kröfur, A og B. Þegar kröfurþjónusta hefur verið virkjuð birtist innheimtumáti ,,Reikn. og krafa A(B)''. Þegar valið er reikningur og krafa þá er send krafa í bankann og prentaður reikningur. Hægt er að velja undir Stjórnun > Viðhald skráa > Fyrirtækið að OCR rönd prentaðist neðst á þá reikninga sem hafa innheimtumátann ,,Reikn. krafa A(B)''. Ef valinn er innheimtumáti ,,Reikningur'' prentar kerfið út reikning í einriti og enginn krafa er send í bankann. Hægt er að velja ýmsa aðra innheimtumáta.

Tegund

Regla gerir ráð fyrir að fyrirtæki geti verið smásala, heildsala eða bæði. Ef fyrirtæki er bæði smásala og heildsala bætist þetta svæði við í viðskiptamanna skráningu en með því er hægt að merkja við hvern viðskiptamann hvort hann eigi að fá heildsölu eða smásöluverð.

Undanþeginn vsk

Ef viðskiptavinur er skv. reglum RSK undanþeginn vsk. er hægt að merkja hann þannig hér og reiknast þá ekki vsk. þegar gerðir eru reikningar á hann.

Rafræn viðskipti

Ef viðskiptavinur er í rafrænum viðskiptum og fyrirtækið hefur sett upp tenginu fyrir rafræn viðskipti, þá ætti að haka í kassann við Rafræn viðskipti.

Rafræn viðskipti:

GLN (Global Location Number). Alþjóðlegt númer sem viðskiptavinir geta fengið gegn gjaldi og sem hægt er að nota t.d. í rafrænum viðskiptum, ekki nauðsynlegt þó.

Nota GLN númer

Ef hakað í merkireit þarf að skrá GLN númer viðskiptavinar annars er notast við kennitölu viðskiptavinar. Sumir viðskiptavinir kunna að vera með skráð GLN númer og krefjast þess að það sé notað, eins og t.d. Reykjavíkurborg.

Deild

Ef viðskiptavinur óskar eftir að rafrænir reikningar séu stílaðir á deildir innan fyrirtækis er hægt að skrá deildarnúmer sem viðskiptavinur gefur upp hér. Ef fyrirtæki eiga viðskipti við mismunandi deildir viðskiptavinar er hægt að skrá fleiri en eina deild í viðskiptamannaskrá með því að bæta 2 tölustöfum aftan við kennitöluna.

Krafist á reikning

Með því að haka við viðeigandi merkireiti er ekki hægt að skrá reikninga á viðskiptavin nema tiltekið svæði í skjámynd í reikningagerð sé útfyllt. Sumir viðskiptavinir geta verið að gera þessar kröfur eins og t.d. Fjársýsla Ríkisins.

Móttekur tjónareikninga

Hér er hakað við ef viðkomandi er tryggingarfélag sem fær reikninga fyrir hönd tjónþola. Þegar hakað er við hér birtist lítil skjámynd með í skráningu reikninga þegar gerður er reikningur á tryggingarfélagið.

Flokkar:

Veljið viðskiptamanninn sem á að skrá í ákveðinn flokk, veljið svo flokkinn sem við á, af þeim flokkum sem er búið að stofna.

Hér er hægt að skilgreina afslætti viðskiptamanns eftir vöruflokkum eða vörunúmerum. Ef afsláttur er skilgreindur bæði hér og beint á viðskiptamann undir flipa „Grunnur“  ræður þessi skilgreining. Einnig ef afsláttur er skilgreindur hér bæði fyrir vöruflokk og vörunúmer ræður skilgreining á vörunúmeri. Ef vara er merkt þannig að hún leyfi ekki afslátt eða leyfir bara ákveðinn hámarksafslátt er tekið tillit til þess.

Annað:

Almennt eru gjalddagar og eindagar skilgreindir undir ,,Kröfustillingar'' í sölukerfi. Ef þörf er á að hafa mismunandi skilgreiningar eftir viðskiptavinum er einnig hægt að skilgreina það hér. Bæði er hægt að skilgreina gjalddaga/eindaga sem fjölda daga frá útgáfudegi reiknings eða ákveðinn mánaðardag í næsta mánuði á eftir útgáfudegi reiknings. Ef ákveðinn mánaðardagur er settur sem 31 en næsti mánuður hefur færri daga þá sér kerfið um að nota loka dag mánaðar t.d. 28 eða 29 fyrir febrúar.

Athugasemd á skjá

Athugasemd á skjá gefur notanda möguleika á aða skrá niður athugasemd um viðskiptamanninn. Þessi athugasemd kemur ekki aðeins upp í hvert skipti sem flett er upp á honum á viðskiptamanna-síðunni heldur kemur hún einnig fyrir þegar verið er að skrá reikning á hann. Þessi athugasemd birtist einungis á skjánum og er hugsuð fyrir notendur kerfisins en ekki viðskiptamanninn. Eftir að búið er að skrá athugasemd fyrir viðskiptamann þá birtist hún hjá öllum notendum viðkomandi seljanda. Dæmi um athugasemd gæti verið ,,Aðeins gegn staðgreiðslu''

Athugasemd á reikning

Athugasemd á reikning birtist ekki eingöngu á skjá notanda heldur prentast hún á alla reikninga sem eru skrifaðir á viðskiptamanninn. Dæmi slíka athugasemd gæti verið ''Sendist með Flytjanda'' eða ''Eingöngu opið eftir hádegi''.

Sýna verð á afhendingarseðlum

Undir Sölukerfi > Stjórnun > Stýringar er hægt að skilgreina að almenna reglan sé sú að birta ekki verðupplýsingar á afgreiðsluseðlum til viðskiptavina. H+er er svo hægt að breyta því fyrir ákveðna viðskiptavini þ.e. að afgreiðsluseðlar til þeirra sýni verðupplýsingar