Skráning færsla

Bókhald > Skráning færsla > Skráning

Hægt er að velja í „Stillingar“ um tvenns konar form á færsluskráningu annars vegar innsláttur á færsluformi og hins vegar innsláttur í grind (grid).

Færslur í kerfið geta einnig komið eftir öðrum leiðum. Reglu sölukerfi bókar færslur um leið og reikningur er gerður. Reglu launabókhald bókar færslur þegar bókunaruppgjör er keyrt. Aðgerðin “Senda í dagbók” undir “Sækja færslur” bókar færslur frá banka.

Hægt er að skrá eins margar færslur og óskað er á fylgiskjal og raðast þær upp í skráningarmynd. Úr skráningarmynd er hægt að velja færslu til að breyta eða eyða og einnig er hægt að afrita færslu.

Þegar búið er að skrá allar færslur fylgiskjals og það stemmir (samtals fjárhæð 0) er hægt að velja aðgerð “Staðfesta” sem staðfestir skráningu á fylgiskjali og merkir það með grænu tákni. Ef fylgiskjal stemmir ekki birtist mismunur og “Staðfesta” hnappur verður óvirkur. Alltaf er hægt að velja aðgerð “Geyma ófrágengið” og merkjast þá færslur fylgiskjals með rauðu tákni og eru hvergi teknar með í uppgjörum eða fyrirspurnum.

Færslur geta einnig birst í dagbók með gulu tákni sem þýðir að færslurnar eru ófrágengnar eins og rauðu færslurnar, og þarf að staðfesta þær, en eru samt villulausar.

Þó fylgiskjal hafi verið staðfest er samt hægt að velja það úr dagbókarlista (neðri listi) til breytinga, ef það tilheyrir ekki lokuðu tímabili. Ef valið er að skrá fylgiskjal á áður uppgert vsk tímabili krefst kerfið þess að gerð sé leiðréttingaskýrsla fyrir vsk.

Ekki er leyft að breyta eða eyða færslum sem tilheyra lokuðu vsk tímabili.

Einnig er hægt að velja fylgiskjal til bakfærslu og verður það þá tilbúið í bakfærslu í skráningarmynd og einungis þarf að velja aðgerð  “Staðfesta”.

Í dagbókarlista neðst í skráningarmynd birtast sjálfgefið færslur þeirra fylgiskjala sem á eftir að staðfesta eins og t.d. færslur frá banka.

En með því taka hakið af “Ófrágengið” eru allar færslur birtar skv. vali.

Ef fyrirtæki er með skilgreindar víddir undir Stjórnun > Viðhald skráa > Víddir stýringar / Víddir skilgreiningar bætast við skráningarsvæði fyrir víddir.

Innsláttur á færsluformi

Skráning færslna fer þannig fram að hægt er að skrá bæði debet-, og kreditfærslu í einni færslu. Kerfið skiptir síðan skráningunni upp í tvær færslur debet og kredit.

Ef bókhaldslykill ber vsk þá verður til þriðja færslan.

Dagsetning

Dagsetning færslu. Sjálfgefið kemur upp dagsetning dagsins sem skráning á sér stað. Hægt er að slá inn dagsetningu eða velja af dagatali.

Debet / kredit

Hægt er að velja lykil af lyklatré vinsta megin við skráningarmynd. Einnig er hægt að leita að lykli í flettilista með því að smella á gleraugun. Einnig má skrá hluta af lykli eða heiti lykils og birtist þá vallisti yfir mögulega lykla eða lykilinn beint í innskráningarmynd ef einn lykill kemur til greina. Þegar lykill hefur verið skráður birtist heiti hans hægra megin.

Fjárhæð

Fjárhæð færslu. Þegar fjárhæð hefur verið skráð reiknast vsk. ef við á og birtist í ''Fjárhæð vsk.'' fyrir neðan.

Fjárhæð vsk

Hér birtist útreiknaður vsk.

Ef vsk flokkur sem bókhaldslykill tilheyrir leyfir er hægt að breyta útreiknuðum vsk. Þó vsk flokkur leyfi ekki breytingu er alltaf hægt að breyta vsk um +- 2 kr til að taka á husanlegri afrúnnunarþörf.

Færslutexti

Skýring eða texti í færslu. Í bókhaldslykli er hægt að skilgreina sjálfgefinn texta í færslur og kemr hann þá eftir að bókhaldslykill hefur verið skráður. Textanum er þó hægt að breyta í skráningu að vild.

Kennitala

Tilvísunarsvæði sem notað er fyrir kennitölu.

Hægt er að skilgreina í bókhaldslykli að skráning færslna á hann krefjist kennitölu, t.d. lykill sem er fyrir aðkeypta þjónustu.

Hægt er að fletta í viðskiptamannaskrá eftir kennitölu. Einnig er hægt að fletta í starfsmannaskrá eftir kennitölu.

Reikningsnúmer

Tilvísunarsvæði sem notað er fyrir reikningsnúmer. Reglu sölukerfið seturnúmer sölureiknings í þetta svæði.

Tilvísun

Frjálst tilvísunarsvæði fyrir aðrar tilvísanir en kennitölu og reikningsnúmer

Dags. reikn.

Er notuð fyrir lánadrottnabókun. Ef verið er að bóka á bókhaldslykil sem tilheyrir rekstri birtist þetta svæði annars ekki. Ef t.d. verið er að bóka greiðslu á reikningi sem ekki hefur verið bókaður áður og er sagsttur á öðru vsk tímabili en greiðsla.

Með því að skrá hér dagsetningu verða færslur á reksturinn og kreditfærsla á lánadrottna færðar undir dagsetningu reiknings og síðan debetfærsla á lánadrottna undir dagsetnningu greiðslu.

Innsláttur í grind

Hér eru færslur skráðar beint í grind færslu fyrir færslu en kerfið sér þó um að búa til vsk færslu í grindina ef því er að skipta. Ef ekki er slegin inn upphæð í síðustu færsluna á fylgiskjali sér kerfið um að reikna upphæð í hana þannig að fylgiskjal stemmi.

Skráning færsla fer fram í neðstu línu í grindinni. Til að staðfesta skráningu er annað hvort ýtt á Enter eða valin aðgerð  aftast í línu. Til að breyta færslu er smellt á línu og við það fer línan í breytingarham:

Þegar búið er að breyta færslu er breyting staðfest annaðhvort með því að ýta á Enter eða smella á aðgerð  aftast í línu.

Hægt er að afrita færslu með því að smella á  aftast í línu.

Svæðin Lykill, Færslutexti, Kennitala, Reikn.nr. og Tilvísun er hægt að afrita frá næstu færslu sem var skráð á undan með því annað hvort að tvísmella á svæðin eða nota ör niður á lyklaborði.

Varðandi lýsingu á einstökum svæðum sjáið lýsingu fyrir ofan. Aðalmunurinn er þó sá að ekki er sleginn inn bæði debet og kredit bókhaldslykill heldur er slegin inn upphæð annaðhvort debet eða kredit og vsk fjárhæð birtist ekki fyrr en færsla er skráð.

Ef fyrirtæki er með skilgreindar víddir undir Stjórnun > Viðhald skráa > Víddir stýringar / Víddir skilgreiningar bætast við skráningarsvæði fyrir víddir.

Skráning á handfærðum VSK innskatti (vsk í tolli)

Athugið að ef færa á handfærðan vsk er hann aldrei færður beint á lykil 9520 sem er einn af uppgjörslyklum fyrir vsk sem eru lokaðir fyrir handskráningu. Skráningin á að vera á alveg sama hátt og önnur vsk skyld vörukaup en færist á bókhaldslykil sem er merktur Vsk flokki „Innskattur handfærður vsk“ t.d. bókhaldslykill 2130 Aðflutningsgjöld.

Heildarfjárhæðin  færist á bókhaldslykilinn og við það verða til tvær færslur eins og þegar önnur vsk skyld vörukaup eru skráð eini munurinn er sá að nú getur notandi breytt fjárhæð á vsk færslunni, og þess vegna sett alla fjárhæðina þar, og við það lækkar samsvarandi  sjálfvirkt fjárhæðin sem lendir á 2130.

Ef skráning færslna fer fram í færsluformi, ekki grind, er heildarfjárhæð færð á bókhaldslykilinn (2130) og þá verður fjárhæð vsk 0. Síðan er skráð rétt fjárhæð í fjárhæð vsk.

Takmörkun á breytingum færslna

Ekki er leyft að breyta eða eyða færslum sem koma frá öðrum kerfum eða eru skráðar inn á uppgert vsk tímabil. Þó er leyft að breyta færslutexta og tilvísunarsvæðum.

Ef breyta þarf öðrum upplýsingum í færslum þarf að gera það með leiðréttingafærslum.

Fylgiskjalaflokkar

Handfærðar færslur í bókhaldi fara allar undir fylgiskjalaflokk 10.

Bókanir sem koma sjálfvirkt frá öðrum kerfum bókast undir sér fylgiskjalaflokkum. Eftirfarandi fylgiskjalaflokkar eru notaðir:

10        Almenn fylgiskjöl      

12        Sent frá snjalltæki

14        Færslur úr csv skrá        

20        Frá sölukerfi        

30        Bankareikningar        

40        Kreditkort Visa        

50        Kreditkort MasterCard        

60        Útsendar kröfur vaxtatekjur o.fl.        

62        Borgun - þjónustugjöld o.fl.        

70        Frá launakerfi

80        Mótteknir rafrænir reikningar

81        Innkaupaskráning

90        Millifærslur