Sækja um rafræna reikninga/uppsetning

Rafrænir reikningar eru reikningar sem sendir eru til viðskiptavina eða sóttir frá viðskiptavinum í gegn um skeytamiðju.

Regla er í samstarfi við tvö skeytamiðju fyrirtæki. Annars vegar Inexchange og hins vegar Unimaze.

Til þess að vera með rafræna reikninga i Reglu, þarf að sækja um áskrift hjá skeytamiðju og hjá Reglu.
Það er gert inn í Reglu kerfinu, í flipanum „Stjórnun“

1.  Sækja um rafræna reikninga
     Fara í Stjórnun > Viðhald skráa > Sækja um rafræna reikninga, fylla síðan út í alla reiti

     Þegar ýtt er á "Senda beiðni" sendist umsókn til þeirra skeytamiðju sem valin var og í framhaldinu er tölvupóstur sendur
     frá skeytamiðjunni á það netfang sem gefið var upp, með notandanafni og lykilorði.  

2.  Setja notandanafn og lykilorð frá skeytamiðju inn í Reglu
     Fara í Stjórnun > Viðhald skráa > Fyrirtækið
    Byrja á að skrolla neðst á síðuna og haka í dálkinn "Rafræn viðskipti" þá birtist dálkurinn við hliðina, "GLN og verslun"
    Þar er sett inn lykilorð og notandanafn sem kom í tölvupóstinum frá skeytamiðjunni. Síðan er ýtt á "Uppfæra"

    Ath að ekki þarf fylla út í reitinn "GLN númer" og haka í reitinn "nota GLN" nema að fytirtækið sé að nota slíkt númer.

3. Skrá viðskiptavini í rafræn viðskipti
    Þegar búið er að setja inn notandanafn og lykilorð frá skeytamiðju er tenging Reglu við skeytamiðjuna tilbúin.
    Því næst þarf að finna þá viðskiptavini sem eiga að fá senda rafræna reikninga.
    Þessa viðskptavini þarf að merkja sérstaklega.
    Fara þarf í Sölukerfi > Skráning og viðhald >Viðskiptavinir og þessi gluggi birtist.

   Hér er leitað eftir þeim viðskiptavini sem við á, einnig er hægt að stofna nýjan viðskiptavin.
   Þegar búið er að finna réttan aðila, þarf að fara inn í spjald viðskiptavinar, með því að ýta á línuna
   og haka í dálkinn „Rafræn viðskipti“ og ýta svo á „Uppfæra

    Stilling fyrir rafræna reikninga er núna tilbúin, að því aðskildu ef viðskiptavinurinn er að nota GLN númer. Þá þarf að skrá þann
    viðskiptamann sérstaklega. 

 4. Uppsetning GLN númera viðskiptavina
     Stór og deildarskipt fyrirtæki, nota svökölluð GLN númer. Sem dæmi má nefna stórar verslanir,
     sem dæmi, Hagkaup, Krónan, Bónus, Apótekarinn og fl.  
     GLN númerin eru til þess að aðgreina verslanir og deildir.

     Einnig notar Reykjavíkurborg og önnur stærri sveitarfélög þessi númer, ásamt ríkisstofnunum. 
     Ath að fyrirtækið sem notar GLN númerið gefur það upp sjálfur. Yfirleitt eru þetta 13 tölustafa númer.

     Fara í Sölukerfi > Skráning og viðhald > Viðskiptavinir
     Finna viðskiptavininn sem umræðir og velja flipann „Rafræn viðskipti“
     Haka þarf í reitinn "Nota GLN númer" og setja svo númer hverjar verslunar fyrir sig, inn í dálkinn "GLN númer"

Viðskiptavinurinn úthlutar GLN númerum, fyrir hverja verslun/deild fyrir sig. Hver verslun/deild þarf að hafa sína kt. Þannig best er að skrá aðalkennitöluna á höfuðstöðvar. Fyrir deildir/Verlsanir, leifir kerfið 2 aukastafi aftast í kennitölu, svo hægt sé að aðgreina deild/verslun.

Sem dæmi: Hagkaup, aðalstöðvar 4506864499, Hagkaup í Skeifunni 4506874399SK.