Sækja um rafræna reikninga/uppsetning
Regla býður upp á rafræna reikninga í gegnum skeytamiðlun. Rafrænir reikningar eru bókhaldsgagn sem uppfyllir kröfur staðlaráðs fyrir rafræna reikninga. Rafrænir reikningar eru gríðarleg hagræðing í bókhaldsvinslu bæði sendanda og móttakanda reikninga.
Regla er í samstarfi við tvo skeytamiðlara. InExchange og Unimaze.
Til þess að virkja rafræna reikninga í Reglu þarf að sækja um áskrift hjá skeytamiðlara. Það er gert í skrefunum hér að neðan.
1. Sækja um rafræna reikninga
- Fara í Stjórnun > Viðhald skráa > Sækja um rafræna reikninga
- Hér þarf að fylla út í alla reiti.
2. Haka við rafræn viðskipti undir Ýmislegt og setja notandanafn og lykilorð frá skeytamiðlara inn í Reglu
- Fara í Stjórnun > Viðhald skráa > Fyrirtækið
Ath! Ekki þarf fylla út í reitinn "GLN númer" og haka í reitinn "nota GLN" nema að fytirtækið sé að nota slíkt númer.
3. Skrá viðskiptavini í rafræn viðskipti
Þegar búið er að setja inn notandanafn og lykilorð frá skeytamiðlara er tenging Reglu við skeytamiðlara tilbúin.
Því næst þarf að finna þá viðskiptavini sem eiga að fá senda rafræna reikninga. Þessa viðskptavini þarf að merkja sérstaklega.
- Fara þarf í Sölukerfi > Skráning og viðhald >Viðskiptavinir.
Hér er leitað eftir þeim viðskiptavini sem við á, einnig er hægt að stofna nýjan viðskiptavin.
Þegar réttur viðskiptamaður er fundinn þá er:
- Smellt á viðskiptamanninn
- Hakað í dálkinn "Rafræn viðskipti"
- Smellt á Uppfæra
4. Uppsetning GLN númera viðskiptavina (valkvætt)
Stór og deildarskipt fyrirtæki, nota í sumum tilfellum svökölluð GLN númer. Sem dæmi má nefna stórar verslanir og sveitafélög, sem dæmi, Reykjavíkurborg, Hagkaup, Krónan og fl. GLN númerin eru til þess að aðgreina verslanir og deildir.
GLN númerið er 13 tölustafa númer sem viðskiptamaðurinn þinn gefur upp.
Sem dæmi: Innkaupaskrifstofa Reykjavíkur GLN: 5699112300068
- Fara í Sölukerfi > Skráning og viðhald > Viðskiptavinir
- Finna viðskiptavininn sem um ræðir
- Velja flipann "Rafræn viðskipti"
- Haka í reitinn "Nota GLN númer"
- Setja GLN númer hvers útibús/deildar inn í dálkinn "GLN númer"
Viðskiptavinurinn úthlutar GLN númerum, fyrir hverja verslun/deild fyrir sig. Hver verslun/deild þarf að hafa sína kt. Þannig best er að skrá aðalkennitöluna á höfuðstöðvar. Fyrir deildir/Verlsanir, leifir kerfið 2 aukastafi aftast í kennitölu, svo hægt sé að aðgreina deild/verslun.
