Flytja inn skrá - Áskriftafærslur

Hægt er að flytja inn skrár í Reglu með einföldum innlestri.

Þessi aðgerð er notuð t.d. þegar verið er að koma gögnum inn í Reglu úr öðru kerfi.

Þau gögn sem oftast eru flutt inn, eru viðskiptamannaskrá, vörur, birgðir, strikamerki og fl.

Nota má sniðmát sem til eru inni í Handbækur og Stillingar fyrir innlestur inn í Reglu en það er líka hægt að byggja upp sitt eigið excel skjal.

ATH að mjög mikilvægt er að færa gögnin rétt inn í sniðmátin og vista í tölvunni, áður en skráin er lesin inn.

Flytja inn skrá:

Fara þarf í Stjórnun > Viðhald skráa > Flytja inn skrá

Velja tegund af skrá sem lesa á inn með þvi að haka í réttan reit

Velja skránna sem búið er að vista og er í sniðmáti frá Reglu. Ýta á Choose File

Haka í Skrá inniheldur hausalínu ef hausalínan í sniðmátinu á að vera með.

ATH að það má eyða út úr skjalinu hausalínunni, sem er fyrsta línan í sniðmáts skjalinu, en það má ALLS EKKI eyða út dálkum í skjalinu.

Ef einhverjir dálkar í skjalinu eiga ekki við, þarf að skilja þá eftir tóma.

Ef verið er að lesa inn gögnin Viðskiptamenn og vilji er fyrir að uppfæra þá viðskiptamenn sem eru til núþegar, þarf að haka í Uppfæra viðskiptamenn sem eru til

Í dálkinn Skiltitákn skráar á yfirleitt að vera semí komma

stundum eru þó grunnstillingar á tölvunni með öðrum hætti þá má prófa að nota "kommu" sem skiltákn

Áskriftarfærsla þarf að vera samansett af eftirfarandi svæðum og röð:

1.Áskriftarflokkur, 2.Kennitala greiðanda, 3.Vöruheiti eða vörunúmer, 4.Kennitala viðtakanda, 5.Einingaverð, 6.Gildir til, 7.Reikningsfærslutexti, 8.Magn

Kerfið leyfir að fyrsta línan innihaldi dálkaheiti ef hakað er við „Skrá inniheldur hauslínu“.

Öll gögnin sem flutt eru inn í kerfið fara í gegnum sams konar villuleit og þau gögn sem slegin eru beint inn í kerfið, þess vegna gilda sömu reglur um öll svæðin.

Áskriftarflokkur er heiti áskriftarflokks sem er þegar til í kerfinu.

Kennitala er notuð sem viðskiptamannanúmer og þarf því að vera einkvæm. Ef greiðandi eða viðtakandi hefur ekki kennitölu, til dæmis vegna þjóðernis (Land annað en Ísland) má kennitala vera allt að 20 tölustafir og/eða bókstafir (þó ekki sér íslenskir stafir).

Kennitölu greiðanda verður að skrá, en ekki kennitölu viðtakanda; viðtakandi er sá sami og greiðandi.

Vara er auðkennd með nákvæmu vöruheiti eða vörunúmer eins og það kemur fyrir í kerfinu. Það verður að skrá vöru.

Einingaverð þarf ekki að skrá en ef það er gert þá þarf það að vera tala jöfn eða yfir núlli. Ef einingaverði er sleppt er það sótt í vörulista.

Gildir til þarf ekki að skrá. Ef það er gert verður gildið að vera leyfileg dagsetning og ekki aftur í tímann.

Reikningsfærslutexta þarf ekki að skrá. Ef hann er skráður verður hann notaður sem skýringartexti á reikningsfærslum sem búnar eru til af þessari áskriftarfærslu.

Magn verður að skrá og það verður að vera leyfileg tala yfir núlli.

Dæmi um nokkrar línur væri:

Magazine 1;9905685829;The Magazine;;29;31.12.2013;Texti;1

Magazine 1;9905675789;The Magazine;9906932979;;;Texti;1