Flytja inn skrá - Viðskiptamenn

Hægt er að flytja inn skrár í Reglu með einföldum innlestri.

Þessi aðgerð er notuð t.d. þegar verið er að koma gögnum inn í Reglu úr öðru kerfi.

Þau gögn sem oftast eru flutt inn, eru viðskiptamannaskrá, vörur, birgðir, strikamerki og fl.

Nota má sniðmát sem til eru inni í Handbækur og Stillingar fyrir innlestur inn í Reglu en það er líka hægt að byggja upp sitt eigið excel skjal.

ATH að mjög mikilvægt er að færa gögnin rétt inn í sniðmátin og vista í tölvunni, áður en skráin er lesin inn.

Flytja inn skrá:

Fara þarf í Stjórnun > Viðhald skráa > Flytja inn skrá

Velja tegund af skrá sem lesa á inn með þvi að haka í réttan reit

Velja skránna sem búið er að vista og er í sniðmáti frá Reglu. Ýta á Choose File

Haka í Skrá inniheldur hausalínu ef hausalínan í sniðmátinu á að vera með.

ATH að það má eyða út úr skjalinu hausalínunni, sem er fyrsta línan í sniðmáts skjalinu, en það má ALLS EKKI eyða út dálkum í skjalinu.

Ef einhverjir dálkar í skjalinu eiga ekki við, þarf að skilja þá eftir tóma.

Ef verið er að lesa inn gögnin Viðskiptamenn og vilji er fyrir að uppfæra þá viðskiptamenn sem eru til núþegar, þarf að haka í Uppfæra viðskiptamenn sem eru til

Í dálkinn Skiltitákn skráar á yfirleitt að vera semí komma

stundum eru þó grunnstillingar á tölvunni með öðrum hætti þá má prófa að nota "kommu" sem skiltákn

Viðskiptamannaskrá þarf að vera samansett af eftirfarandi svæðum og röð:

1.Kennitala, 2.Nafn, 3.Heimilisfang, 4.Póstnúmer, 5.Borg, 6.Land, 7.Sími, 8.GSM sími, 9.Netfang, 10.Afsláttur, 11.Reikning í tölvupósti (0=nei/1=já), 12.Tölvupóstfang fyrir reikninga, 13.Innheimtumáti (1-8, sjá lýsingu í kafla 12.3.4) . Ef valinn er innheimtumáti 7 þarf áður að vera búið að skrá inn kröfustillingar undir Sölukerfi > Stjórnun > Kröfur stillingar

Kerfið leyfir að fyrsta línan innihaldi dálkaheiti ef hakað er við „Skrá inniheldur hauslínu“.

Öll gögnin sem flutt eru inn í kerfið fara í gegnum sams konar villuleit og þau gögn sem slegin eru beint inn í kerfið, þess vegna gilda sömu reglur um öll svæðin.

Kennitala er notuð sem viðskiptamannanúmer og þarf því að vera einkvæm. Ef viðskiptamaður hefur ekki kennitölu, til dæmis vegna þjóðernis (Land annað en Ísland) má kennitala vera allt að 20 tölustafir og/eða bókstafir (þó ekki sér íslenskir stafir).

Póstnúmerið þarf að vera íslenskt, þriggja stafa tala, ef heimilisfangið er erlent þarf póstnúmerið að vera 999. Listi yfir gild póstnúmer má sjá hér:

Ekki er gerð krafa um að setja inn borg nema heimilisfangið sé erlent en það er góð regla að gefa alltaf upp borg.

Mikilvægt er að Land sé rétt sett inn þar sem kerfið gengur út frá því að landið sé Ísland ef það kannast ekki við landið. Listi yfir þau lönd sem kerfið þekkir á því formi sem kerfið skilur er gefinn hér:

Þess er krafist að netfang sé löglegt (þ.e. einkenni, lén og landskóði til dæmis regla@regla.is).

Afsláttur þarf að vera tala á bilinu 0 og 100.

Dæmi um eina línu væri:

9912345678;Jón Jónsson;Milligata 11;101;Reykjavík;Ísland;5555555;5555554;regla@regla.is;10;1;regla2@regla.is;4