Samþykktarkerfi

Upphaf

Til að hefja notkun á samþykktarkerfinu í Reglu þá þarf að fara í Stjórnun / Viðhald skráa / Kerfi fyrirtækis og haka við Samþykktarkerfi, sjá mynd.

Við þetta opnast samþykktarkerfið í aðalvalmyndinni:

Kerfisstjóri fær strax fullan aðgang að kerfinu en hann þarf að gefa öðrum notendum réttindi. Það er gert í Stjórnun /Viðhald skráa / Hlutverk.

Ath. það verður að skilgreina yfirsamþykkjanda og samþykkjanda strax annars kemur villa þegar rafrænir reikningar eru lesnir inn.

Skilgreina samþykkjendur

Næsta skref er að fara í Samþykktarkerfi / Skráning og viðhald / Stýringar. Velja þarf sjálfgefinn samþykkjanda og hlutverk þess aðila er að samþykkja reikninga sem ekki hafa reglu á bak við sig.

Næst er að ákveða hvort fyrirtækið notar yfirsamþykkjanda eða ekki. Réttindin í samþykktarkerfinu er hægt að setja upp sem "tré", eitt eða fleiri.

Dæmi 1: Fyrirtæki A er með 3 deildir og deildarstjórar þeirra samþykkja fyrir hverja deild. Þá eru deildarstjórarnir skilgreindir í listanum, án yfirsamþykkjanda.

Dæmi 2: Fyrirtæki B er með 3 deildir og fjármálastjóri fyrirtækisins þarf að samþykkja alla reikninga þá er fjármálastjórinn fyrst skilgreindur og síðan deildarstjórarnir með fjármálastjórann sem yfirsamþykkjanda. Reikingarnir berast þá fyrst til deildarstjóranna og þegar þeir eru samþykktir þá birtast þeir fjármálastjóranum til samþykktar. Eftir það birtast þeir tilbúnir til bókunar í fjárhagsbókhaldinu.

Svona er hægt að byggja upp eitt eða fleiri réttinda tré hjá sama fyrirtæki og samþykkjendur geta verið óteljandi. Við mælum samt ekki með of flóknu kerfi þar sem það gæti komið niður á skilvirkni.

Auk þess að skilgreina yfirsamþykkjanda er hægt að skilgreina deild, víddir2-4, hámarks- og lágmarksupphæð. Þannig getur

Samþykkjandi sem þarf að samþykkja fleiri en eina deild þarf að skrá jafn oft í töfluna og deildirnar eru margar.

Reikningar sem koma inn sem rafrænir reikningar, innkaupapantanir eða skráðir beint í fjárhagsbókhaldið fá nú fellibox þar sem bókari getur valið um samþykkjanda. Í innkaupum og rafrænum reikningum er kerfið tengt við reglurnar og kerfið stingur upp á hver er samþykkjandi byggt á deild, víddum og upphæð.

Samþykktarferlið

Eftir að reikningur hefur verið mótttekinn og merktur samþykkjanda er honum skipt upp í bókhaldsfærslur, sem samþykkja þarf. Sem dæmi þá getur einn símareikningur verið skiptur upp í nokkrar bókhaldsfærslur ef reikningurinn greiðist af nokkrum deildum. Hér er reikningurinn merktur "Í samþykktarferli".

Samþykkjandi hefur núna þá möguleika að merkja reikninginn samþykktan, í vinnslu eða hafna honum.

Ef reikningurinn er samþykktur þá er hann færður til næsta yfirsamþykkjanda en ef hann er til, annars er hann merktur tilbúinn til bókunar. Bókari getur þá greitt og bókfært reikninginn.

Ef reikningurinn er merktur í vinnslu þá er hann tekinn til hliðar og hægt er að samþykkja hann eða hafna síðar. Þetta er þetta góð merking á reikninga sem þurfa athugasemdir við. Hér er hægt að hafa þarf samband við útgefanda og fá að vita hvernig leiðréttind mun berast. Ef útgefandi vill gefa út kreditreikning á rafænu formi þá þarf þessi reikningur að vera til sem mótreikningur.

Ef einum hluta reiknings er hafnað, þá eru allir liðir hans felldir niður. Ekki er hægt að taka á móti kreditreikningi á móti honum, heldur verður þá að passa að hafna mótttöku á kreditreikningi.